Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Новые контрольные соотношения в РСВ
С 01.01.2018 действует новая редакция НК РФ. Изменения затронули и страховые взносы. В абз. 2 п. 7 ст. 431 НК РФ добавлены случаи, когда ФНС считает расчет по взносам несданным.
Инспекторы вправе считать РСВ непредставленным, если:
- персональные данные о физлицах недостоверны;
- допущены ошибки в расчете суммы выплат физическим лицам;
- неверно рассчитана база для исчисления взносов на ОПС и (или) пенсионные взносы (по основным и дополнительным тарифам);
- сумма пенсионных взносов по каждому физлицу за расчетный (отчетный) период и (или) за каждый из последних трех месяцев этого периода не совпадает с их суммой в целом по организации.
Как рассчитать среднесписочную численность
Среднесписочная численность указывается на титульном листе отчета 4-ФСС. Также этот показатель вносят в приложение № 5 РСВ страхователи, которые применяют пониженные тарифы.
Среднесписочная численность рассчитывается в соответствии с Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.
Чтобы рассчитать данный показатель для годового отчета, нужно взять данные о численности за каждый месяц и разделить на 12.
Допустим, что в компании среднесписочная численность (ССЧ) с января по ноябрь составляла 4 человека. В декабре численность составила 12 человек.
ССЧ = (4 х 11 + 12) : 12 = 4,67
Полученный результат округляется до 5. Значит, в отчетах по взносам в строке по среднесписочной численности следует указать значение 5.
Также вам могут быть полезными следующие материалы:
Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников
Пошаговый план действий:
- Принять у сотрудника заявление о внесении изменений в кадровые документы с приложением подтверждающих документов (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт в случае регистрации брака). Форма не регламентирована.
- Издать приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма не регламентирована.
- Если трудовая книжка ведется в бумажной форме, внести запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ): на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Внести изменения в трудовой договор (по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе). Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
- Уведомить об изменении фамилии ПФР. Чтобы внести данные о новой фамилии работника на его ИЛС, нужно подать заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п). Подать это заявление работник может сам либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 18 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
- В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ новую фамилию указывайте только после изменения личных данных работника в системе ПФР (пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п). В противном случае сведения о работнике не будут приняты ПФР из-за несовпадения данных в отчете с данными ИЛС (ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 38 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, таблица 7 Формата отчета СЗВ-М, утв. Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п, п. 4.1, таблица 44 Приложения 6 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п). Отдельная форма СЗВ-ТД в данном случае не подается.
Получение паспорта РФ
Отсутствие паспорта является административным правонарушением. Каждый гражданин РФ должен получать и менять его в определенные сроки.
Паспорт оформляют в следующих случаях:
- достижение14-летнего возраста;
- получение гражданства РФ;
- утрата(хищения) полученного ранее паспорта.
Документ требуется заменить, если:
- гражданину исполнилось 20 или 45 лет;
- изменились фамилия, имя, отчество, дата или место рождения, пол, внешность;
- документ испорчен – отсутствие листов, нечитаемые данные;
- возникла ошибка в записях;
- недостаточно места для обязательных отметок;
- произошли другие ситуации, предусмотренные законодательством.
Уведомляем работников о структурной реорганизации
Такое уведомление нужно составить в письменной форме в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, удостоверив тем самым, что получил уведомление. Также в этом документе необходимо указать причины, вызвавшие изменение наименований структурных подразделений (например, реструктуризация или оптимизация производства).
Заметим, что ТК РФ устанавливает срок, за который необходимо сообщить работнику об изменении условий трудового договора: не менее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом. Иные сроки уведомления предусмотрены следующими нормами ТК РФ:
- ст. 306 — об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — индивидуальный предприниматель имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
- ст. 344 — если изменить условия трудового договора решила религиозная организация, она обязана предупредить работников об этом не менее чем за семь календарных дней.
Получение паспорта РФ
Отсутствие паспорта является административным правонарушением. Каждый гражданин РФ должен получать и менять его в определенные сроки.
Паспорт оформляют в следующих случаях:
- достижение14-летнего возраста;
- получение гражданства РФ;
- утрата(хищения) полученного ранее паспорта.
Документ требуется заменить, если:
- гражданину исполнилось 20 или 45 лет;
- изменились фамилия, имя, отчество, дата или место рождения, пол, внешность;
- документ испорчен – отсутствие листов, нечитаемые данные;
- возникла ошибка в записях;
- недостаточно места для обязательных отметок;
- произошли другие ситуации, предусмотренные законодательством.
Какие документы понадобятся при замене паспорта
Для замены паспорта, в зависимости от ситуации, понадобится собрать оригиналы некоторых документов:
- старый паспорт — если он не потерялся или его не украли;
- свидетельство о браке или разводе — если их было несколько, то все свидетельства;
- свидетельство о смене имени, если меняли фамилию, имя или отчество;
- свидетельство о рождении, если меняли фамилию, имя или отчество;
- свидетельство о рождении детей, которым еще нет 14 лет;
- документ о смене пола — копия заключения из загса о внесении исправления или изменения в свидетельство о рождении;
- документы воинского учета, если человек на нем состоит: военный билет, приписное удостоверение или справка из военкомата;
- квитанция об уплате госпошлины;
- две или цветные фотографии — их сделают в любом фотоателье. Если нужно временное удостоверение личности, понадобятся три фото.
По закону копии документов предоставлять не нужно, но на практике их могут попросить принести заранее или сделать на месте.
До получения нового паспорта могут выдать либо справку о приеме документов, либо временное удостоверение личности — именно для него понадобится дополнительная фотография. Один из этих двух документов выдадут сразу после того, как человек подал заявление.
Временное удостоверение полностью заменяет паспорт, пока не выдадут новый. Оно может пригодиться, если, например, вы оформили билеты на старый паспорт.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
Как быстро поменять сертификат электронной подписи
Плановая замена подписи не всегда быстрый процесс, поэтому он может повлечь за собой
нежелательные убытки. А как быть, если ваша электронная подпись внезапно перестала работать, а у вас уже
запланированы в скором времени сделки, для которых она необходима? Продолжать работу без сертификата
невозможно, так как это грозит большими штрафами.
Получить электронную подпись можно всего за 1 час. Для этого нужно воспользоваться
услугой «Быстрый старт». Расширение доступно для инструментов работы с электронной подписью
Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП.
Быстрый выпуск помогает нашим клиентам избежать штрафов и не останавливать работу
предприятия на длительный срок.
Что потребуется для быстрой смены сертификата электронной подписи:
- Правильно заполненное заявление на изготовление сертификата.
- Упрощённый пакет документов.
Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника
В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить
Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.
Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2, утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что есть в базе на дату сдачи отчёта.
Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую фамилию.
Процесс смены названия в учреждениях и организациях
По каким причинам возможна смена названия компании? Их можно разделить на две группы:
- Добровольное переименование, не связанное ни с какими внешними факторами.
- Вынужденное:
- при реорганизации — например, когда акционерное общество преобразовывается в ООО, необходимо внести изменения в наименование, так как поменялась организационно-правовая форма, а она входит в состав названия;
- по решению суда, если, например, возникает спор об уникальности схожих имен.
Разбираемая нами процедура имеет следующий алгоритм:
- Сначала уполномоченный на то орган предприятия принимает решение о переименовании, о внесении изменений в устав или об утверждении новой редакции.
- Затем подаются необходимые документы на государственную регистрацию в налоговый орган. Более подробно этот процесс можно изучить в специализированной статье на нашем ресурсе.
- После того как факт смены имени организации успешно пройдет указанную регистрацию, следует заняться приведением всего делопроизводства в соответствие с новым наименованием. Вот на этом этапе и понадобится приказ о переименовании организации.
Необходимо отметить, что, несмотря на наименование документа (приказ), организация на его основании не переименовывается (процесс переименования и основания для этого описаны выше). Данный акт служит лишь для того, чтобы руководитель организации имел возможность дать сотрудникам поручения по поводу процесса организации переименования фирмы.
Уведомляем работников о структурной реорганизации
Такое уведомление нужно составить в письменной форме в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, удостоверив тем самым, что получил уведомление. Также в этом документе необходимо указать причины, вызвавшие изменение наименований структурных подразделений (например, реструктуризация или оптимизация производства).
Заметим, что ТК РФ устанавливает срок, за который необходимо сообщить работнику об изменении условий трудового договора: не менее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом. Иные сроки уведомления предусмотрены следующими нормами ТК РФ:
- ст. 306 — об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — индивидуальный предприниматель имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
- ст. 344 — если изменить условия трудового договора решила религиозная организация, она обязана предупредить работников об этом не менее чем за семь календарных дней.
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Как добавить сотрудника?
Корректировка СЗВ-М: добавить сотрудника без штрафа возможно. Форма предусматривает дополнительную функцию, когда можно вернуть упущенного работника и заполнить документ правильно. Очень частые ошибки, совершаемые бухгалтерами — это:
- Вовремя не сдана заполненная форма;
- Работник (один или несколько) были пропущены в документе;
- Была допущена 1 или более ошибок, подлежащих исправлению.
Работник же может быть не включен в общий список по следующим причинам:
- Увольнение пришлось на 1 число месяца;
- Трудовой договор был заключен в последний рабочий день месяца, когда форма была уже сдана;
- Не попал по иным причинам (по ошибке не указали и так далее).
Штраф за корректировку СЗВ-М не будет, если все данные будут исправлены и дополнены в назначенный срок. Поле 3 содержит наименования, среди которых можно выбрать, что сведения дополнительные. А внизу есть таблица, куда идут застрахованные сотрудники, не включенные в предыдущий документ. 1 С легок в использовании, а поэтому бояться нечего, если все учесть и заметить вовремя. Документация сдается в государственные органы в двух видах:
- Письменном;
- Электронном.
Поэтому, при подаче дополнительной СЗВ-М штрафа за дополняющие сведения может и не быть. Главное здесь наблюдать: пришлет ПФР запрос на уточнение или же не пришлет. После этого, нужно очень внимательно проверить страховой стаж работающих, а также их данные, внесенные в программу (даже если это не 1С). Все абсолютно программы и электронные системы рано или поздно дают сбои.
Общие правила сдачи СЗВ-М
Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.
Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.
Форму можно сдать:
- на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
- только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.
СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).