Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для каких документов можно применять факсимильную подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Факсимиле с юридической точки зрения
Факсимиле вступает в юридическую силу в следующих случаях:
- договорные отношения, не выходящие за рамки гражданско-правовых;
- двустороннее соглашение об использовании таких подписей;
- при включении в договор пункта об использовании этой практики.
Суд не признаёт юридическую силу некоторых документов, завизированных такой подписью:
- доверенности;
- платёжные документы;
- первичная бухгалтерская отчётность;
- товарные накладные;
- финансовые документы (счета, счёт-фактура и так далее);
- банковские документы;
- письма и иные документы, направленные в государственные ведомства.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Вексель является разновидностью ценной бумаги (ст. 143 ГК РФ). В п. 1 совместного Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33 и Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 указано, что вексельные сделки (в том числе сделки по выдаче, акцепту, индоссированию, авалированию векселей) регулируются нормами специального вексельного законодательства. Вместе с тем на указанные сделки распространяются и общие нормы гражданского законодательства о сделках и обязательствах.
Можно было бы предположить, что положения п. 2 ст. 160 ГК РФ (о возможности использования факсимиле) применяются и к векселям. Но при подписании векселей нужно руководствоваться прежде всего нормами специального вексельного законодательства. В п. п. 1 и 75 Положения о переводном и простом векселе перечислены реквизиты (сведения), которые должны содержаться в переводном и простом векселе. При этом указано, что на векселе должна быть подпись того, кто выдает вексель (векселедателя). Иными словами, использование факсимиле на векселе не допускается.
Утверждено совместным Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341.
На необходимость личной подписи векселедателя на векселе указал также Президиум ВАС РФ в п. 1 Информационного письма от 25.07.1997 N 18. В нем, в частности, отмечено, что при отсутствии на векселе собственноручной подписи векселедателя вексель признается составленным с нарушением формы. Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является дефектом формы векселя и, значит, не влечет обязательств по такому векселю.
Счет-фактура является документом, служащим основанием для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или другим распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
По мнению Минфина России , использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, оформленные с помощью факсимиле, считаются составленными с нарушением предусмотренного порядка. Они не могут являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.
Письма Минфина России от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 17.06.2009 N 03-07-09/31 и от 01.06.2010 N 03-07-09/33.
До недавнего времени арбитражные суды в основном приходили к таким же выводам. Они отказывали налогоплательщикам в принятии НДС к вычету по счетам-фактурам, подписанным факсимильной подписью (подписями). Несколько примеров подобных решений — Постановления ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006, 07.06.2006 N Ф03-А51/06-2/1849 по делу N А51-9349/2004-30-300, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07 по делу N А33-2095/07 и ФАС Уральского округа от 14.08.2007 N Ф09-6377/07-С3 по делу N А60-35264/05.
Порядок использования факсимиле в организации
Итак, проставление на некоторых видах документов факсимильной подписи признается аналогом собственноручного подписания этих документов. Следовательно, документы, подписанные с помощью факсимиле, имеют для организации и ее контрагентов юридическую силу. Вместе с тем наличие факсимиле в компании несет риски его недобросовестного использования, что может причинить сторонам имущественный ущерб. Как защититься от этого?
Прежде всего необходимо максимально ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. Целесообразно также разработать инструкцию по применению факсимиле. В ней нужно указать:
- порядок изготовления и уничтожения факсимиле;
- порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле;
- перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле;
- перечень лиц, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле;
- подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи (с указанием лиц, имеющих право ставить факсимильные оттиски подписей на конкретных видах документов);
- порядок контроля за целевым использованием факсимиле;
- периодичность и порядок проведения проверки (инвентаризации) факсимильных клише.
Кроме того, все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации можно фиксировать в специальном журнале учета факсимиле.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.
- Факсимиле — от древности до наших дней
- Факсимиле на договоре
- Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
- Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
- Снижаем риски при работе с факсимиле
- Факсимиле и электронный документооборот
- Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
- Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
- Итоги
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица.
Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур.
В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Сделки гражданско-правового характера
Закон не запрещает применять факсимиле при заключении сделок, но делает оговорку, что это возможно только в случае, прописанном в законодательстве или же по обоюдному согласию сторон.
В законодательстве не потрудились прописать нормы применения аналога подписи, поэтому, насколько это законно устанавливается сторонами, заключающими сделку, в виде устных или письменных договоренностей.
Форма соглашений может происходить в разных формах:
- Оформляется документ, в котором оговариваются условия подписания конкретного документа, возможно, последующих, с применением факсимиле;
- Прописывается непосредственно в подписываемом договоре разрешение использовать штамп. При этом дополнительным списком может прилагаться перечень документов, которые могут оформляться таким образом.