Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила составления приказа о замещении временно отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.
Смена должности – это существенное изменение условий трудового договора, вследствие чего перевод может быть осуществлён исключительно по согласованию обеих сторон соглашения. Принудить работника нельзя, это будет расценено как нарушение закона.
Способы замены временно отсутствующего сотрудника
ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:
- посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
- путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.
Кроме того, допускается внешнее замещение:
- прием по срочному трудовому соглашению,
- аутсорсинг.
Врио – это совместительство или нет
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Оформление приказа о возложении обязанностей
Алгоритм составления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника выглядит так:
- Работодатель должен убедиться в том, что возложение обязанности временно отсутствующего сотрудника возможно, а также проверить наличие необходимых квалификационных документов для подтверждения права выполнения дополнительных трудовых функций.
- Вторым этапом наниматель обязан предложить работнику временно исполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Для этого следует отправить предложение в письменном виде с просьбой проставления личной подписи в случае согласия. Подпись работника является подтверждением его добровольного согласие на исполнение дополнительных трудовых функций.
- Далее следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием перечня дополнительных функций, срока исполнения, величины дополнительной платы. Одни экземпляр составленного документа, заверенный подписью руководителя организации, необходимо выдать на руки сотрудника.
- Завершающим шагом является составление приказа о временном исполнении обязанностей, который оформляется произвольно, поскольку не существует законодательно утвержденной формы.
Как вменить обязанности сотрудницы, уходящей в декретный отпуск, другому работнику
Государство изначально обеспечивает все необходимые условия для защиты будущего поколения, создает все возможное для соблюдения интересов матери и ее трудовых прав, начиная с момента вынашивания.
Трудовым кодексом РФ (ст. 255) определено право будущей матери рассчитывать на сохранение ее рабочего места и занимаемой должности на срок беременности и после него.
Незадолго до родов (за 70 дней), при получении женщиной справки о ее нетрудоспособности в мед. учреждении (включая женскую консультацию), она может уйти в декретный отпуск. В последующем такой отпуск продлевают, поскольку женщина нуждается в восстановлении своего здоровья после родов.
Длительность подобного отпускного периода различна и в первую очередь зависит от количества рожденных детей и наличия осложнений. С учетом этих факторов дается от 140 до 194 дней на восстановление.
Обратите внимание! Как только действие больничного листа закончится, родившая ребенка сотрудница вправе оформить дополнительный отпуск, чтобы ухаживать за своим малышом, пока ему не исполнится 3 года (статья 256 Трудового кодекса РФ).
При уходе работницы в декретный отпуск с точностью знать, какое время ее не будет на работе, нельзя, ведь обстоятельства всегда складываются по-разному, и при определенных условиях планы меняются.
По этой причине по факту подготовки приказа об уходе сотрудницы в декретный отпуск до родов руководство вправе передать ее обязанности другим ее коллегам. Как вариант, оформляется срочный договор – его подписывают или с посторонним специалистом, или со штатным.
Используется норма статьи 60.2 Трудового кодекса РФ – на работающего в штате сотрудника оформляется внутреннее распоряжение о совмещении.
Руководство при этом обязано понимать, что в этом случае сфера обязанностей сотрудника заметно увеличится, а это – увеличение объема работы за счет выполнения обязанностей ушедшей в декрет коллеги.
Временный перевод и совмещение
В зависимости от типа работы, которую нужно будет дополнительно выполнять сотруднику, процедура оформления будет разной. Тут выделяют два направления:
| Вид | |
| Совмещение |
Такой вариант допустим в случаях, когда требуется выполнять однотипную работу по такой же специальности и с таким же как у сотрудника уровнем квалификации. Здесь, в свою очередь выделяют:
|
| Временный перевод | Этот вид возложения дополнительных обязанностей применяется в случае, когда новая работа кардинально отличается от той, что сотрудник выполняет на своем рабочем месте. Для этого у сотрудника должна быть дополнительная квалификация, опыт, образование, позволяющие выполнять новую работу. В этом случае можно временно перевести труженика на новый участок с освобождением на этот период по основному месту работы, а можно оформить как совместителя. Тогда сотрудник будет охватывать сразу два направления. |
Важно отметить, издание приказа по компании, как и личное согласие работника должны быть обязательно.
Помните, применять совмещение, либо временный перевод можно только в том случае, если присутствует свободная должность, по которой нужно выполнять работу. После ее заполнения труженик освобождается от дополнительных обязательств.
Для чего вменять обязанности сотруднику?
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.
Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:
- государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
- в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
- меняется организация труда;
- необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
- Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Временное возложение обязанностей по вакантной должности
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Временный перевод на другую работу, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Заполняем без ошибок
На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству
Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.
1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3).
Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.
2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5).
3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7).
Как оформить о временном замещении основного сотрудника на период отдыха?
Процедура замещения и возложения обязанностей на другого подробно рассмотрена в этой статье.
Перед тем как назначить кого-либо на место основного работника, необходимо тщательно подумать над выбором.
Важно! Заместитель должен обладать всеми необходимыми навыками и достаточным уровнем квалификации.
В роли такого сотрудника может выступать гражданин, трудящийся в этой же организации или человек, принятый на эту работу впервые. В первом случае перед возложением обязанностей нужно получить согласие работника на данное действие. Во втором варианте замещения оформляется трудовое соглашение срочного типа.
Составлением приказа о замещении в большинстве случаев занимаются директора или руководители структурных подразделений.
Унифицированной формы для оформления приказа о временном замещении основного сотрудника нет, поэтому он составляется в свободном виде. Возможен электронный или письменный вариант написания.
Если в компании разработан образец приказа, при заполнении документа необходимо придерживаться установленного примера.
Приказ на замещение на время отпуска — бланк и образец
Приказ на замещение на время отпуска — образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями его оформления поможет наш материал.
Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.
Об объеме и видах внутренних кадровых документов см. материал «Что относится к обязательной кадровой документации?».
В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:
- причину, вызвавшую необходимость замещения;
- данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
- сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
- уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
- размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;
О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».
- обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
- подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
На основании чего его готовят
В качестве оснований издания распорядительного акта указывают правовые нормы (ст. 60.2 ТК РФ и 151 ТК РФ), обязательно наличие письменного согласия работника (с приказом работодатель его знакомит под подпись).
На практике в таких случаях часто используется заключение дополнительного соглашения к трудовому контракту или отдельного соглашения о совмещении, в котором прописываются дополнительные обязанности работника, срок их выполнения и условия оплаты.
ВАЖНО!
Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. В наиболее актуальных решениях суды придерживаются позиции, что заключение соглашения о работе по совмещению не является обязательным по трудовому законодательству. Все вопросы допускается урегулировать в распорядительном акте. Но это мнение не всегда разделяют контролирующие органы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как на работника возложить обязанности временно отсутствующего работника на период его ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.
, чтобы прочитать.