Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кому положен отпуск за свой счёт и как его получить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Так как минимальных ограничений по длительности отпуска без сохранения заработной платы нет, то по договоренности между сотрудником и работодателем она может быть любой. Однако в случае с одним днем проблем в оформлении не будет. Как документально зафиксировать отсутствие работника без сохранения заработной платы на несколько часов?
Учет неоплачиваемых отпусков
Кадровым работникам учреждений здравоохранения нужно вести учет предоставляемых неоплачиваемых отпусков. Почему? Потому что продолжительность предоставленного отпуска влияет на некоторые моменты:
1. Это поможет работодателю обосновать отказ в предоставлении отпуска сотрудникам, которым работодатель обязан его предоставить. Если работодатель предоставил определенное законом, коллективным договором количество дней неоплачиваемого отпуска в полном объеме, то при новой просьбе в течение этого же года работодатель вправе отказать льготной категории работников в таком отпуске. Например, работнику-пенсионеру в феврале и мае 2018 года был предоставлен неоплачиваемый отпуск в количестве 7 дней (всего согласно ст. 128 ТК РФ пенсионер вправе рассчитывать на 14 дней в год). Если о неоплачиваемом отпуске по данному основанию он попросит еще, например в августе, работодатель вправе отказать ему.
2. Количество дней неоплачиваемого отпуска играет роль при подсчете стажа для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. На основании ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения заработной платы, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит. То есть дата окончания рабочего года смещается на число исключенных из стажа дней.
Пример.
Работник устроился на работу 11.05.2016. Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в 2017 году у него составила 23 дн.
Поскольку ему было предоставлено больше 14 дн. административного отпуска, продолжительность рабочего года будет увеличена на число дней, превышающих 14, – на 9 дн. Таким образом, рабочий год увеличится на 9 дн.: с 11.05.2017 по 19.05.2018. Следующий рабочий год у работника начнется с 20.05.2018.
Напомним, что время неоплачиваемых отпусков фиксируется в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника.
Укороченный рабочий день или неделя
Введение на предприятии неполного рабочего дня — еще одна альтернатива административному отпуску по инициативе работодателя. Максимальный срок, на который можно сократить рабочее время, — 6 месяцев. Кроме того, это возможно только при выполнении определенных условий. Такое изменение трудового распорядка должно быть связано, например, с внедрением новой техники или технологии либо с реорганизацией структуры предприятия. Еще одно условие — такие новшества могут привести к тому, что многих работников придется уволить.
Примером может служить внедрение на производстве автоматизированной линии, которая заменит ручной труд пяти человек. При этом обслуживать ее смогут два работника. В таком случае целесообразнее сократить рабочее время всех сотрудников, чем нарушать трудовое законодательство и отправлять их в административный отпуск по инициативе работодателя. Оплата труда при неполном дне рассчитывается пропорционально отработанному времени, что позволяет компании сократить расходы на сотрудников.
Сколько дней неоплачиваемого отпуска может взять работник
В трудовом кодексе указана продолжительность отпуска за свой счет тем, кому работодатель в таком отпуске не может отказать:
Гражданские и муниципальные служащие могут брать отпуск за свой счет продолжительностью не более года.
В законе ничего не написано о продолжительности неоплачиваемого отпуска для других категорий граждан. О ней работник и работодатель договариваются заранее — в коллективном трудовом договоре или заявлении на отпуск.
В трудовом договоре может быть указано количество дней неоплачиваемого отпуска, на которое работник имеет право. Больше дней взять нельзя. Если в трудовом договоре нет ни слова об этом, работник имеет право уйти в отпуск на любой срок по договоренности с работодателем.
Неоплачиваемый отпуск можно присоединить к ежегодному оплачиваемому или использовать отдельно полностью или по частям. Перенести неоплачиваемый отпуск на следующий рабочий год не получится.
Особенности оформления
При проведении оформления имеют место следующие особенности:
- Если сотрудник планирует получить неоплачиваемый отпуск, то необходимо сначала определить, положен ли он ему по закону. Если закон дает ему такое право, то работодатель обязан ему предоставить отпуск. Если ситуация другая, то нужно согласовывать этот вопрос с начальником.
- Первые 14 дней включаются в трудовой стаж, последующие — нет.
- Получив бесплатный отпуск, сотрудник имеет право по своему желанию прервать его и выйти на работу. При этом о своём решении он должен уведомить руководителя.
Оформление бесплатного отпуска происходит таким образом:
- Сотрудник пишет заявление на имя начальника с просьбой о предоставлении отпуска.
- Руководитель издает приказ о предоставлении ему нужного количества дней.
- Работник уходит в отпуск.
- В табеле отмечают такие дни соответствующими обозначениями.
Продолжительность административного отпуска и особенности оплаты
Как уже было сказано выше, само название отпуска – «административный» предполагает, что он оформляется исключительно за счет сотрудника, без компенсации со стороны работодателя.
Однако и здесь имеются исключения. Прежде всего, они связаны с теми ситуациями, при которых сотрудник ушел в данный отпуск по причине простоя в работе. В таком случае работодатель обязан будет выплатить компенсацию в размере не менее, чем 2/3 от среднего размера заработной платы, установленного в отношении конкретного сотрудника.
Для получения вышеуказанных выплат потребуется и специальное подтверждение того факта, что сотрудник, несмотря на отсутствие работы, все равно присутствовал на своем рабочем месте. Таким доказательством может являться табель учета рабочего времени, в котором каждый день фиксируются все передвижения сотрудников, а также их приход на работу и уход с нее.
Что же касается максимальной продолжительности административного отпуска – здесь законодательство не устанавливает никаких строгих рамок и критериев. Если речь идет о простоях в работе – то период отпуска, скорее всего, будет совпадать со временем, в которое будут осуществлены все необходимые действия. Например, если простой связан с поломкой – отпуск может быть взят на период ремонта оборудования и т.д.
Совсем не отдыхавшие: как быть
Граждане, кто по различным причинам бесперебойно работал, нарушали положения ТК РФ. Они сами или работодатель, вынуждавший людей делать это. Начальству положен крупный штраф (50000 руб.), а сотрудник вправе единовременно отгулять все накопившиеся дни его неиспользованного отпуска.
Важно! Будут учтены 2 последних отработанных человеком года.
Случаи, когда можно продлить или же перенести отпускной период:
- Работнику, проходившему длительное стационарное лечение, когда был отпуск.
- Человек вместо заслуженного отдыха выполнял какие-то государственные обязанности или был вызван срочно на работу.
- Иные ситуации, предусматриваются локальными актами, действующими в компании.
Приказ об административном отпуске (образец)
Унифицированной формы приказа нет, но сотрудники кадровых подразделений, как правило, используют унифицированную форму Т-6, в которую им остается только впечатать или вписать недостающие данные.
Так, приказ об административном отпуске должен содержать следующие обязательные элементы:
- номер, табельный номер и дату документа;
- наименование (приказ о предоставлении отпуска работнику или приказ о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы);
- фамилию, имя, отчество, должность работника;
- период работы, за который предоставляется отпуск;
- продолжительность отпуска, а также даты его начала и окончания;
- сведения об основаниях предоставления отпуска (заявление работника, причина и т. д.).
Приказ подписывается первым руководителем организации и обязателен для представления работнику с целью ознакомления под подпись.
Как оформляется приказ
Отправить работника в любой отпуск, в том числе и по собственному желанию, можно исключительно на основании соответствующего приказа по предприятию.
Оформить такой документ можно лишь после того, как гражданин собственноручно напишет заявление, в котором будут содержаться следующие пункты:
- информация о заявителе и юридическом лице, которая указывается в правом верхнем углу;
- в центре необходимо написать слово «Заявление»;
- далее последует основная часть, в которой будет содержаться непосредственно просьба о предоставлении отпуска. В обязательном порядке основная часть заявления должна включать в себя точное указание количества дней отпуска и причину его предоставления. Если гражданин подпадает под категорию работников, которым административный отпуск должен предоставляться без пояснения обстоятельств, тогда причина может быть не указана;
- в конце заявления необходимо поставить число его составления и заверить подписью заявителя.
Составленный документ нужно завизировать у руководителя структурного подразделения предприятия, то есть у непосредственного начальника или бригадира. Подпись этого человека является доказательством того, что он не возражает против отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Далее заявление отправляется на подпись непосредственно руководителю предприятия. Когда документ будет подписан всеми необходимыми людьми, его передают в отдел кадровой службы, которая готовит приказ.
Следует помнить, что при работе на очень крупном предприятии с большим документооборотом, заявление придётся составить в нескольких экземплярах, а передавать его надо в руки секретарю, который должным образом проведёт регистрацию в специальной книге и проставит учётный номер на втором экземпляре, остающемся на руках заявителя.
Приказ по административному отпуску должен быть подготовлен на официальном бланке предприятия.
Если данный бланк отсутствует, тогда в приказе должна быть следующая информация о работодателе:
- Достоверное и полное наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами.
- Организационно-правовая форма.
- Юридический адрес, а также адрес фактического нахождения, при имеющихся отличиях.
- Данные всех возможных контактов.
Работник обязательно должен быть ознакомлен с выпущенным приказом. Этот факт необходимо подтвердить собственной подписью.
Отпуск за свой счёт по инициативе работодателя имеет как положительные стороны, так и отрицательные. Данное обстоятельство необходимо учитывать перед тем, как поставить подпись в приказе о предоставлении такого отпускного периода.
К плюсам рассматриваемого понятия относится:
- Появление большего количества времени, не связанного с выполнением должностных обязанностей.
- Появление возможности отыскать подработку.
- Появление времени на отдых или занятие личным хобби.
- На период административного отпуска должность сохраняется за сотрудником.
- Размер среднего заработка за время отпуска без сохранения зарплаты не может снизиться, потому что данный отрезок времени не идёт в расчёты среднего заработка.
- Рассматриваемый отпускной период попадает в расчёты, которые производятся при начислении выплат по беременности и последующим родам.
- Гражданин не лишается права на применение налоговых вычетов.
Однако негативные стороны административного отпуска преобладают над его положительными моментами.
К списку минусов можно отнести:
- потеря основного источника дохода;
- при нахождении в административном отпуске более двух недель, дата начала нового рабочего календарного года должна быть сдвинута на соответствующее число превышенных дней. Данное обстоятельство закреплено на законодательном уровне в ТК РФ;
- в случае болезни гражданина во время нахождения в отпуске за свой счёт, работодатель имеет полное право проигнорировать компенсацию по больничному листу.
Кроме того, ни один из дней отпуска без сохранения зарплаты по инициативе работодателя не пойдёт в счёт страхового стажа, необходимого при начислении пенсионных выплат.
Как оформить отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: сотрудник пишет заявление, работодатель его принимает, выпускает приказ и показывает его сотруднику. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.
Получить заявление. Заявление пишет сам сотрудник: он может заполнить бланк компании или использовать свою форму. Обязательные пункты:
Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если входит, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и сам решает, как поступить.
Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все-таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.
Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания платить не обязана. То же самое с отпуском: пока сотрудник официально в отпуске, он сам отвечает за свое здоровье.
Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит свою подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что сотрудник знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.
Как считается трудовой стаж во время отпуска
Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии: чем больше стаж, тем больше выплаты.
В страховой стаж входит только период, когда компания выплачивает зарплату, а значит, и отчисления в госбюджет. Поэтому отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.
Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.
D законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.
Краткий вывод такой: если сотрудник хочет понять, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии, то ответ — нет.
Основания и порядок предоставления
Административный отпуск по инициативе работника, максимальный срок которого законом не ограничен, предоставляется по письменному заявлению сотрудника, согласованному с работодателем. Обычно люди просят освободить их от работы на срок от нескольких дней до пары недель — кому-то надо закончить ремонт, а кто-то решил незапланированно отдохнуть. Но иногда такая отлучка может растянуться на несколько лет, например женщина вынуждена сидеть дома с ребенком больше предусмотренных законом трех лет, а руководитель не хочет терять ценного сотрудника и имеет возможность пойти ему навстречу. Единственное исключение в этом вопросе составляют государственные служащие — для них неоплачиваемые каникулы не могут составлять более одного года.
Когда время отдыха предоставляется по соглашению с руководством, то в заявлении можно просто написать «по семейным обстоятельствам», без уточнения этих обстоятельств. Если же человек просит дать ему административный отпуск в силу закона, то в заявлении необходимо указать основание и приложить соответствующий документ, например справку об инвалидности. На основании заявления работника работодатель издает соответствующий приказ или распоряжение, с которым сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Особенности оформления вынужденного отпуска по инициативе работодателя
Время отпусков – обычно желанное и долгожданное. Каждый трудящийся точно знает, когда именно оно наступит, поскольку с начала года должен быть ознакомлен под роспись с соответствующим графиком. Если же произойдет что-то непредвиденное, можно попросить у начальства свободные дни «за свой счет». Все эти варианты нерабочего времени регламентированы Трудовым кодексом РФ и предусматривают личное волеизъявление самого сотрудника.
Но нередко случается, что работодатель дает сотруднику отпуск не тогда, когда это указано в графике. Причины для этого могут быть различными. Имеет ли право работник на оплату вынужденного отпуска (его еще называют «административным»)? Есть ли законодательные нормы, запрещающие отправлять персонал в отпуск без предоставления денежной оплаты? Ответим на эти вопросы, а также рассмотрим нюансы оформления вынужденных отпусков.
По семейным обстоятельствам
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику при наличии у него семейных обстоятельств или иных уважительных причин.
Количество дней отпуска определяется работником и работодателем совместно, минимальное и максимальное количество дней такого отпуска в законодательстве не установлено, т.е. продолжительность такого отпуска определяется исключительно по соглашению сторон.
Однако в этом случае решение о предоставлении отпуска зависит от желания работодателя, т.е. он может предоставить отпуск, а может и отказать в его предоставлении.
Вам наверняка будет интересно посмотреть ментальную карту «Сколько мы должны работать?», где подробно рассказано, как долго длиться рабочая неделя
Или узнайте ЗДЕСЬ, что надо учесть перед подписанием трудового договора
Продолжительность отпуска за свой счет
Но для отдельных работников законом установлен предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).
- участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;
- работникам, совмещающим работу с обучением (ст.173 ТК РФ и ст.174 ТК РФ);
- работникам, осуществляющим уход за детьми (ст.263 ТК РФ).