Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводить инвентаризацию товаров в розничном магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.
Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.
Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?
Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).
Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.
Небольшое отступление
Распечатка остатков из учетной системы
В крупном магазине инвентаризацию начинают с того, что директор или управляющий издает приказ о проведении инвентаризации. Далее создается комиссия из работников магазина. В небольшой торговой точке можно обойтись без приказа и без комиссии.
Перед проведением инвентаризации нужно сформировать инвентаризационную опись. В ней указывают остатки по информации из учетной системы и фиксируют фактические остатки. Опись можно формировать как в свободной форме, так и с использованием бланка.
В описи нужно указывать полное наименование товара, чтобы при проверке сотрудник не перепутал его с другим аналогичным товаром.
Если у владельца магазина нет полного доверия к сотрудникам, он может выдать им опись без указания товарных остатков. В этом случае они не смогут подогнать количество товаров под конкретные цифры и скрыть недостачу. Другой вариант — проводить инвентаризацию двумя группами работников, которые будут проверять сведения друг друга.
Принятие мер по итогам инвентаризации товаров
Когда у владельца магазина есть на руках документ по итогам инвентаризации, он на его основании может вносить изменения в учет и взыскивать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других работников. В крупном магазине такие решения закрепляются приказом об утверждении итогов инвентаризации, однако это не обязательно. Главное — нужно оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации поступают в фонд магазина. Товары принимаются к учету по закупочной стоимости на дату проведения инвентаризации. В учете они отражаются как внереализационные доходы.
Недостача при инвентаризации покрывается удержанием из зарплаты виновных сотрудников. В крупных магазинах зачастую установлена норма убыли, и недостачу сверх этой нормы удерживают с оплаты за работу продавцов и иных виновных лиц. Когда товары продает сам владелец магазина, недостача относится на убытки.
Недостача маркированных товаров отражается в системе «Честный ЗНАК». Когда магазин торгует маркированными товарами, к примеру, обувью, недостачу кодов требуется списать в системе маркировки «Честный ЗНАК».
Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.
Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.
Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?
Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).
Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.
Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы
В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию
Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи
Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.
Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.
Инвентаризация в Кабинете Дримкас
Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.
Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.
Как подготовиться к инвентаризации
В офлайн-магазинах инвентаризация начинается с бюрократических процедур. Сначала издаётся форма по установленному образцу, а затем создаётся комиссия для инвентаризации. Доверять проверку товаров только работнику склада нельзя. Всегда должно быть независимое лицо, которое сможет найти нестыковки.
Обычно заведующих складом не предупреждают об инвентаризации, чтобы создать эффект неожиданности. Доверять сотрудникам нужно, но совпадающие цифры — весомое доказательство их честности. В бизнесе не стоит верить на слово, надо доверять только показателям.
Если речь идёт об интернет-магазине в чистом виде, то подготовка вообще не нужна. Важно убедиться, что сайт работает в прежнем режиме и анализ остатков никак не повлияет на оформление заказов. Можно активировать специальный режим в настройках сайта, если он предусмотрен возможностями CMS.
Перед тем как начать инвентаризацию убедитесь, что остатки будут корректно синхронизироваться. Если клиенты начнут оформлять заказы и данные поступят в общую базу, может возникнуть путаница. На время проведения проверки лучше собирать данные об остатках в другом месте.
В этом случае можно будет сопоставить показатели после завершения инвентаризации. То есть отнять от цифры, которая была зафиксирована до проверки, все заказы и количество единиц товара на балансе.
Пошаговый план проведения инвентаризации
Проверка остатков — сложная задача для интернет-магазинов, потому что она может выполняться по-разному из-за особенностей торговой площадки. К примеру, если компания реализовала одновременную работу сайта и офлайн-точек, источников данных будет больше.
Ещё один важный фактор — количество товаров. Чем больше позиций в ассортименте, тем выше будет продолжительность проведения проверки. В этом случае не получится рассчитывать на завершение задачи через несколько дней после запуска.
Если подготовительный этап завершен, можно сразу переходить к активным действиям. От качества подготовки напрямую зависит длительность инвентаризации и качество выполняемых операций. Поэтому не стоит экономить время на базовых задачах, которые могут повлиять на эффективность процесса.
Мини-ревизии в продуктовом магазине
Всем известно, что инвентаризация – один из важнейших бизнес-процессов торгового предприятия и хороший инструмент контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
Но полная инвентаризация — длительный процесс, связанный, как правило, с приостановкой работы магазина. Такую роскошь мы можем себе позволить не более одного-двух раз в год. Что же делать в перерывах?
Между сплошными ревизиями можно держать персонал в тонусе проведением мини-ревизий, если, конечно, не переборщить с их количеством. Какие существуют за и против.
Обычно рекомендуют составить календарный план мини-ревизий по товарным группам. На этом часто настаивают менеджеры по закупкам, так как они замучились заказывать товар в слепую . У них почему-то всегда фактические остатки не соответствуют остаткам по базе данных, если вдруг обнаружился перезаказ товара или наоборот — товара заказали недостаточно.
Но на практике может произойти следующее:
- в даты проведения мини-ревизии может не оказаться необходимого количества обученного персонала;
- именно в этот день окажется большой приход именно этой группы товара;
- именно в этот день окажется большой приход других групп товаров;
- параллельно с мини-ревизией ставят задача перепроверить результат предыдущей мини-ревизии – получается слишком большой объем работ и слишком много ошибок;
Вряд ли вы получите желаемый результат от такого подхода к проведению мини-ревизий.
Целесообразнее проводить мини-ревизии тогда, когда для этого появляются необходимые условия:
- выявлены ошибки при приемке или при оприходовании товара;
- по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
- в это время в торговом зале минимальное количество покупателей;
- и есть обученный персонал, работающий в нужную смену.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.
10.1. Уважаемая Татьяна, в данном случае надо понимать – есть у вас договор о материальной ответственности или нет? Надо изучать документы это ревизии и т.д.
К сожалению, чтобы развернуто ответить на Ваш вопрос, нужно больше информации.
Если кратко, то для того, чтобы привлечь работника к материальной ответственности нужно выполнить определенные законодательством условия.
Во-первых, с Вами должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Во-вторых, Ваша должность, либо обязанности по Вышей должности должны входить в перечни, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823.
В-третьих, с Вас должны взять письменное объяснение.
В-четвертых, работодатель должен точно установить сумму ущерба и выяснить причины его причинения. Сама по себе недостача без установления ее причин не может являться основанием для привлечения работника к материальной ответственности.
Вы не подписывали никаких бумаг, где признавали свою вину в недостаче и дали обязательство по возмещению ущерба? Если нет, то дождитесь решения ревизионной комиссии о причинах недостачи.
Если будет нужна помощь, Вы всегда можете обратиться к юристу.
В процессе переучета представители комиссионного состава обязуются проверять фактические данные и сопоставлять их с учетными ведомостями. Кроме того, необходимо проверять срок годности товара, фиксировать сведения о браке и прочих нарушениях.
Для внесения данных предусмотрена инвентаризационная опись ТМЦ в двух экземплярах – каждый необходимо заполнить. Один образец остается у работника бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Для сокращения продолжительности процедуры, следует учитывать товар по отдельным категориям. Каждый из членов комиссии должен контролировать, чтобы один товар был отсканирован только один раз.
Результаты переучета позволяют руководителю выявить излишки и недостачу. Если наименований много, а товар постоянно перемещается по торговым точкам, недостача может быть естественной. В таком случае она не превышает установленных норм.
Если недостача превышает принятую норму, управляющий принимает меры для усиления контроля. Излишки также не всегда являются нормой. За такую продукцию может уплачиваться удвоенный налог, а также проводиться двойная уплата поставщику.
Когда необходима инвентаризация магазина
Владельцы бизнеса получают право выполнять ревизионные мероприятия так часто и в том объеме, который они считают достаточным. Однако есть также требования законодательства, которые прописывают определенные регламенты для инвентаризации товаров магазинов.
Вот несколько случаев, когда аудиты должны проводиться по закону:
- Продажа торговой точки или ее передача в аренду. В данном случае владелец бизнеса проводит сверку для того, чтобы показать потенциальному покупателю/ арендатору соответствие материальных ценностей тому, что указано в документах.
- Подготовка годовой бухгалтерской отчетности. Максимально допустимая периодичность для ревизии – раз в год. Однако владельцы бизнеса, как правило, проводят проверки чаще, это не запрещается законом.
- Смена лиц, являющихся материально ответственными. К таковым могут относиться сотрудники, подписавшие соответствующие документы о несении полной или частичной материальной ответственности. Например, продавцы, кассиры, директор магазина, главный бухгалтер и т.п. При увольнении одного из этих сотрудников и найме нового персонала необходимо провести ревизию, по результатам которой составляется акт сдачи-приемки дел, он со всеми документами передается новому сотруднику.
- Выявление случаев порчи, хищения, пропажи товаров или имущества магазина. При наличии видео-доказательств, указывающих на факты злоупотребления со стороны продавцов, кассиров, руководители обязаны провести инвентаризацию, чтобы установить масштабы воровства и оценить сумму причиненного материального вреда.
- Стихийные бедствия (пожары, наводнения, землетрясения и прочие) и техногенные аварии. При наличии подозрений или установлении фактов порчи имущества необходимо провести полную инвентаризацию товаров. Также ревизия проводится в тех случаях, когда виновником порчи является физическое или юридическое лицо (например, залив магазина владельцами квартиры сверху и аналогичные ситуации).
- Ликвидация либо реорганизация юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Порядок инвентаризации товаров
Проверку выполняют в четыре этапа. У каждого из них определенная длительность, особенности, свой перечень документов и нормативов.
Этапы ревизии в магазине розничной торговли:
- Подготовка. Владелец бизнеса или директор подготавливает приказ об инвентаризации, проставляет свою подпись. В самом магазине выбирают оптимальное время для переучета. Как правило, ревизию проводят в вечерние часы. Но если речь идет о торговой точке с круглосуточным графиком работы, то выбирают время, когда меньше всего покупателей. Обычно это раннее утро или поздняя ночь.
- Подсчет товарных остатков и сравнение данных с учетными документами. Чтобы ускорить процедуру, применяются специальные терминалы сбора данных. Благодаря им удается быстро взвешивать продукцию, определять ее количество, фиксировать характерные параметры каждой товарной позиции.
- Обобщение и оформление результатов. Полученные в ходе проверки сведения переносят в счислительную ведомость (форма ИНВ-19). На основании оценки данных инвентаризации ответственный человек (или комиссия в составе из нескольких человек) подготавливает акт о списании.
- Выводы и конкретные меры по результатам ревизии. Опираясь на полученные сведения о количестве и состоянии товарно-материальных ценностей, руководитель бизнеса (директор магазина) может выписать штрафы сотрудникам, принять решение об увольнении некоторых единиц персонала, назначить повторный аудит или изменить периодичность проверочных мероприятий для отдельных категорий товаров.
Главная причина проведения ревизии — деньги. Да, именно они. Если в магазине ее не проводить, есть вероятность, что мы не увидим какой товар пользуется популярностью, чего не хватает, что остается в излишке и может быть не востребовано до истечения срока годности.
Поэтому ревизия должна проводиться на постоянной основе. Как правило, один раз в месяц, но в зависимости от размеров организации, количество проверок в год может меняться.
Также необходимость проведения ревизии в продуктовых магазинах прописана в законодательстве РФ.
Это достаточно трудоемкое и долговременное занятие, ускорить которое поможет программа для автоматизация работы магазина. Например товароучетный сервис Class365 — позволит сократить время простоя магазина из-за полной ревизии, за счет автоматизации процессов и понятного интерфейса. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Class365 прямо сейчас >>
На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):
Недостаток, вследствие естественной убыли.
Из-за халатности рабочего персонала.
По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).
Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.