Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки учета излишне удержанного НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
Что говорит законодатель?
В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.
Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.
Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):
- в налоговой по окончании года;
- в месте, где он работает, в середине года.
Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.
О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).
Как узнать о том, что можно вернуть часть уплаченного налога
Инвестору нужно дождаться окончания года — пока налоговый период не закончился, брокер не может подводить его итоги. Когда год завершен, брокер сам считает итоговую сумму налога по всем операциям за период. Если инвестор ничего не продавал за год, то и налог платить не придется. Если были сделки и инвестору нужно доплатить налог, брокер удержит нужную сумму (или, если денег на счете не хватит, передаст сведения налоговой инспекции, и уже она выставить счет). Если же уплаченная в течение года сумма НДФЛ оказалась больше положенного из-за продажи убыточных позиций, брокер зафиксирует право инвестора вернуть переплату.
Чтобы узнать, есть ли право на возврат излишне уплаченного налога, следует зайти в личный кабинет на сайте брокера и заказать отчет 2-НДФЛ. Там надо найти строчку «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Именно столько денег и можно вернуть.
Как возвратить НДФЛ, удержанный по ставке для нерезидента?
Работник получил в течение года статус налогового резидента, однако работодатель не пересчитал налог по соответствующей ставке. Как налогоплательщику его вернуть?
Ставка налога для нерезидента — 30%. Если работник получил статус налогового резидента, то его НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13% с начала года. Пересчет необходимо произвести по итогам года, когда получен новый статус.
В этом случае за возвратом налога обращаться нужно не к агенту, а в налоговый орган. В ИФНС по месту жительства или нахождения нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента. Работодатель в таком случае никаких действий не предпринимает, в том числе не подает корректирующую справку 2-НДФЛ.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
Исправительные записи в регистре налогового учета
С 2011 г. налоговые агенты обязаны вести учет доходов физических лиц и исчисленного и удержанного налога в новом регистре налогового учета. Его форма должна быть разработана налоговым агентом самостоятельно. Перечень информации, которая должна быть отражена в регистрах налогового учета по НДФЛ, приведен в п. 1 ст. 230 НК РФ.
В N 1 журнала «Зарплата» (за 2011 г.) опубликован образец налогового регистра по учету НДФЛ — налоговая карточка. В N 2 (за 2011 г.) дан порядок ее заполнения.
Операции по начислению и удержанию налога в этом регистре отражаются в таблицах, соответствующих применяемой ставке НДФЛ. Там же нужно отразить и отменяющие записи, если можно так выразиться, налоговое сторно. Отмену лишних начислений налога показывают в графе того месяца, когда были произведены неправильные начисления. А запись об отмене излишнего удержания показывают в графе того месяца, когда фактически производятся исправления. В нашем примере это март 2011 г.
Образец внесения исправлений в налоговую карточку показан на с. 72. Исправительные записи внесены в таблицу 12, где показывается расчет суммы НДФЛ по ставке 13%. Для отражения исправительных проводок нам пришлось видоизменить таблицу 12, добавив дополнительные строки. Таблицы 7, 9, 10 и 11 даны для полноты картины. Без них было бы непонятно, как «родились» исправления. В таблице 13 со знаком «минус» показано перечисление НДФЛ налогоплательщику.
7. Доходы, облагаемые |
Январь |
Февраль |
Март |
Апрель |
|||||
Наименование |
Код |
Сумма |
Дата |
Сумма |
Дата |
Сумма |
Дата |
Сумма |
Дата |
Зарплата за первую |
2000 |
6 000 |
20.01.2011 |
6 000 |
18.02.2011 |
6 000 |
18.03.2011 |
||
Зарплата за вторую |
2000 |
9 000 |
31.01.2011 |
9 000 |
28.02.2011 |
9 000 |
31.03.2011 |
||
Итого за месяц |
15 000 |
Х |
15 000 |
Х |
15 000 |
Х |
Х |
||
Всего нарастающим итогом |
15 000 |
Х |
30 000 |
Х |
45 000 |
Х |
Х |
Как отразить переплату по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в случае возникновения переплаты НДФЛ следует выполнить ряд действий для корректного отражения перечисления по физлицам.
Порядок действий зависит от того, будут ли еще перечисления НДФЛ в налоговый орган до момента формирования справки 2-НДФЛ.
Рассмотрим последовательность действий для получения корректной справки 2-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на примере.
Предположим, что в организации 2 сотрудника с окладом 10 000 руб. В январе 2019 года при расчете зарплаты исчислен по каждому из них НДФЛ в сумме 1 300 руб. и перечислен при выплате зарплаты в бюджет общей суммой 2 600 руб. В феврале 2019 года один из сотрудников заявил о своем праве на стандартные налоговые вычеты, и в результате пересчета налога с начала года к перечислению в бюджет исчисляется сумма, учитывающая произошедшую переплату.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Порядок возврата излишне уплаченного по НДФЛ: разъяснения ФНС
Ситуация, когда произошло излишнее удержание у работника суммы НДФЛ и его перечисление, может произойти по причине того, что организация-работодатель предоставила ему социальный или имущественный вычет не с начала года. Тогда организация самостоятельно извещает сотрудника об этом факте в 10-дневный срок и предлагает оформить заявление о возврате переплаты в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 231 НК.
У налогового агента есть три месяца на то, чтобы произвести возврат переплаты по налогу. Излишне удержанный НДФЛ возвращается на банковский счет, указанный в заявлении.
Заявление оформляется по установленной приказом от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ форме, где указывается:
- ИНН плательщика;
- ФИО;
- статья НК, являющаяся основанием для возврата;
- сумма возврата;
- банковский счет.
Заверяется подписью налогоплательщика с указанием даты составления.
Следует учитывать также тот факт, что перечисление суммы, которая окажется выше фактической величины удержанного с доходов НДФЛ, не считается органом налоговой службы в качестве налога. Она может быть рассмотрена только, как неверно перечисленные денежные средства. И на основании положений ст. 78 НК могут быть зачтены в качестве устранения задолженности по иным федеральным налогам, штрафам или пеням.
В этом случае налоговый агент подает в инспекцию ФНС заявление о возврате суммы, с подтверждение факта переплаты. Это можно сделать, предоставив выписку из налогового учета за соответствующий период и документы о произведенной оплате (аб. 8 п. 1 ст. 231 Кодекса).
Если переплата по НДФЛ сложилась у индивидуального предпринимателя, то возврат происходит в следующем порядке:
- подается заявление в орган налоговой службы любым из способов: лично, через представителя, заказным письмом с уведомлением или в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика;
- приложите к заявлению документы в подтверждение (например, документы о имеющейся льготе, платежные документы, декларация 3-НДФЛ);
- налоговый орган в течение 10 дней принимает решение о возврате и направляет в пятидневный срок свое решение;
- при положительном рассмотрении переплата вернется на указанный в заявлении банковский счет в течение месяца от даты поступления заявления;
- срок возврата увеличивается, если одновременно была подана декларация, поскольку ФНС сначала проведет ее проверку и только затем примет решение о возврате.
В разделе 5 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога.
Порядок заполнения соответствующих полей приведен в таблице.
| Наименования поля | Что указывать | |
| Справка с признаком 1 | Справка с признаком 2 (сообщение о невозможности удержать налог) | |
| «Общая сумма дохода» | Суммарную величину дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в разделе 3. Налоговые вычеты, указанные в разделах 3 и 4, в этот показатель не включайте | Общую сумму дохода, с которой не удержали налог |
| «Налоговая база» | Налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода», сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделах 3 и 4 справки 2-НДФЛ | Налоговую базу для расчета налога (если общая сумма начисленного дохода подлежит уменьшению на сумму вычетов) |
| «Сумма налога исчисленная» | Сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3 | Сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали |
| «Сумма фиксированных авансовых платежей» | Величину фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог | 0 |
| «Сумма налога удержанная» | Сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника | 0 |
| «Сумма налога перечисленная» | Сумму налога, которую вы перечислили за год | 0 |
| «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» | Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса | 0 |
| «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» | Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде |
Если есть сотрудники-иностранцы, которые работают по патенту, заполните поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Укажите реквизиты полученного уведомления и код ИФНС, которая выдала этот документ. Если такого уведомления у вас нет, заполнять это поле не нужно.
Ситуация: как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили?
Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.
Как возвратить НДФЛ, удержанный по ставке для нерезидента?
Работник получил в течение года статус налогового резидента, однако работодатель не пересчитал налог по соответствующей ставке. Как налогоплательщику его вернуть?
Ставка налога для нерезидента — 30%. Если работник получил статус налогового резидента, то его НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13% с начала года. Пересчет необходимо произвести по итогам года, когда получен новый статус.
В этом случае за возвратом налога обращаться нужно не к агенту, а в налоговый орган. В ИФНС по месту жительства или нахождения нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента. Работодатель в таком случае никаких действий не предпринимает, в том числе не подает корректирующую справку 2-НДФЛ.
Можно ли зачесть в счет недоимки по НДФЛ переплату по другим налогам?
Четкого ответа на этот вопрос в Налоговом кодексе нет. Мнение же контролеров нельзя назвать однозначным. В последнее время чиновники пришли к выводу, что переплату по одним федеральным налогам можно зачесть в счет недоимки по другим федеральным налогам, в том числе и по НДФЛ. Такую позицию поддерживают в Минфине (письмо от 25.03.2016 № 03-02-07/1/19163) и в ФНС (письмо от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).
Отметим, что несколькими годами ранее в финансовом ведомстве придерживались иного мнения. Например, в письме от 19.02.2010 № 03-02-07/1-69 Минфин указывает, что излишек по налогу на прибыль нельзя зачесть в счет недоимки по НДФЛ.
Таким образом, по этому поводу у чиновников нет устойчивой позиции. Учитывая это, наилучшим вариантом будет обратиться за разъяснениями в свою ИФНС.
НДФЛ
Когда компания обращается в налоговую инспекцию
После получения от работника заявления о возврате НДФЛ бухгалтеру нужно оценить, есть ли у компании возможность вернуть налог в трехмесячный срок за счет НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет с доходов других работников (п. 2 письма Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Если суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата в трехмесячный срок, компания может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом недостающей суммы. На это отводится 10 дней со дня подачи сотрудником заявления о возврате.
Бухгалтер направляет в налоговую инспекцию:
— заявление от имени компании на возврат излишне удержанной суммы;
— выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;
— документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ.
Рекомендуем приложить также копию заявления работника о возврате излишне удержанного НДФЛ.
Налоговая инспекция вернет сумму НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 78 Налогового кодекса.
До поступления этого платежа бухгалтер вправе осуществить возврат денег за счет собственных средств компании (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Налоговый агент обязан перечислить излишне удержанную сумму НДФЛ на банковский счет работника.
Примечание. Возвращать излишне удержанный НДФЛ наличными нельзя (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Когда возврат НДФЛ осуществляет налоговый агент
Год не закончился, но трудовой договор с работником прекращен. В этом случае возврат излишне удержанного НДФЛ может произвести налоговый агент, правда, при соблюдении следующих условий:
— факт излишнего удержания НДФЛ выявлен до окончания налогового периода, в котором оно произошло и работник был уволен;
— процедура возврата запущена до окончания этого налогового периода.
Отсутствие трудовых отношений не является в данном случае препятствием для возврата излишне удержанного НДФЛ.
В письме Минфина России от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193 говорится, что прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией — источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияет на порядок применения норм статьи 231 Налогового кодекса.
Пример 2. Оклад менеджера ООО «Весна» И.В. Цветочкиной — 18 000 руб. За январь-март 2014 года ей начислена зарплата 54 000 руб. и выдана материальная помощь к празднику 8 Марта — 3000 руб.
У работницы есть ребенок 9 лет. И.В. Цветочкина написала заявление о предоставлении детского вычета. Его сумма за период с января по март 2014 года составила 4200 руб., НДФЛ удержан в сумме 6864 руб. 31 марта 2014 года сотрудница уволилась.
30 апреля 2014 года бухгалтер обнаружила, что произошла ошибка. При расчете налога в облагаемую базу была включена материальная помощь — не применен пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса о том, что материальная помощь в сумме не более 4000 руб. не облагается НДФЛ. Необходимо вернуть НДФЛ И.В. Цветочкиной.
Решение. Бухгалтер оформила бухгалтерскую справку. Образец смотрите ниже.
Образец 1. Бухгалтерская справка
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
Как правильно вернуть переплату НДФЛ
Если же НДФЛ удержан с работника больше, чем нужно, то ему нужно вернуть лишнее.
Излишне удержанный с сотрудника НДФЛ должен возвратить именно фирма, а не налоговая инспекция. Для такого возврата статьей 231 НК РФ установлены специальные нормы.
Заявление работник может представить как в электронной форме, так и на бумаге. Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок представления своими работниками заявлений на возврат излишне удержанного НДФЛ, не противоречащий действующему законодательству. Подать такое заявление работник должен до истечения трехлетнего срока со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога.
Чтобы вернуть переплату по НДФЛ на расчетный (лицевой) счет компании, в налоговую инспекцию нужно подать заявление. Форма его новая утверждена приказом ФНС России от 14 февраля 2017 г № ММВ-7-8/182.
Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации в течение месяца со дня подачи этих документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Обратите внимание: для возврата налога из бюджета налоговой инспекции нужно представить выписку из регистра налогового учета НДФЛ, бухгалтерские справки, расчетно-платежные ведомости с исправлениями ошибки, платежные документы, подтверждающие переплату налога за период.
Резидент иностранного государства представил налоговому агенту подтверждение своего статуса после даты выплаты дохода, освобождаемого от налогообложения. Необходимо ли вернуть уже удержанный НДФЛ?
В качестве доказательства статуса налогового резидента иностранного государства физическое лицо вправе представить налоговому агенту подтверждающий документ (удостоверение личности или официальное подтверждение статуса иностранца). Если подтверждение статуса налогового резидента иностранного государства представлено физическим лицом налоговому агенту — источнику выплаты дохода после даты выплаты дохода, подлежащего освобождению от налогообложения на основании международного договора, и удержания налога с такого дохода, этот налоговый агент осуществляет возврат налога (Письмо Минфина России от 15.08.2016 № 03-04-06/47795).
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.