Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смена бухгалтера. Передаем дела правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
Как передать дела в новые руки
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
Передача дел при увольнении главного бухгалтера
Передача дел, как правило, осуществляется через комиссию. В состав комиссии, входят три и более человек. Туда обязательно должен быть включен сотрудник, разбирающийся в бухгалтерских документах. Это может быть, как кто-то из работников предприятия, так и приглашенный специалист, либо кандидат на должность главного бухгалтера.
Для того чтобы комиссия могла принять все документы, у нее должен быть список дел, которые хранятся непосредственно у главного бухгалтера. Его берут в номенклатуре дел, либо составляют до начала передачи.
Комиссия для приемки дел создается документально, приказом руководителя. В приказе определяется состав комиссии, сроки передачи и устанавливается обязанность комиссии оформить акт по результатам.
Акт оформляется в письменном виде, в нем отражаются все нюансы:
- наличие (отсутствие) документов;
- их полнота и целостность;
- стадия оформления документов и т.д.
Что делать, если главный бухгалтер отказывается при увольнении передавать свои дела
Законно ли не передавать дела и уйти с работы в последний день работы? Формально да, но в такой ситуации надо страховаться директору и сделать все возможное, чтобы документально зафиксировать передачу дел, так как за организацию бухгалтерского учета отвечает директор и главбух имеет право не выходить на работу после дня увольнения.
В случае, если главный бухгалтер отказывается передавать дела новому сотруднику либо директору, то последнему необходимо этот отказ оформить документально.
В дальнейшем, при проверке организации, к уволенному бухгалтеру за действие (бездействие), которым причинен ущерб нанимателю в период работы данного работника, может быть применена административная или уголовная ответственность. А чтобы доказать вину уволенного сотрудника, необходимо предъявить проверяющим акт приема-передачи дел с предыдущим сотрудником.
Из практики судебных дел: суд, рассматривая дела такой категории, исходит из того, что бухгалтер обязан доказать свою невиновность, отсутствие противоправности своего поведения в отчетном периоде проверки. А для этого необходимо доказать, что те действия, которые, по мнению проверяющих, привели к возникновению ущерба, не входят в должностные обязанности бухгалтера.
Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру — шаг 5)
Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:
| Группа документов | Перечень документов |
| Учредительные и регистрационные документы | Устав, учредительный договор.
Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации. |
| Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры с поставщиками и покупателями.
Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами. |
| Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета | Учетная политика по бухгалтерскому учету.
Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета. |
| Документы по расчетам с подотчетными лицами | Авансовые отчеты |
| Регистры бухгалтерского и налогового учета | Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета. |
| Документы по учету труда и зарплаты | Трудовые договоры.
Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. Штатное расписание. |
| Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность | Бухгалтерская отчетность.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж. |
| Документы по учету денежных средств | Кассовая книга, ПКО и РКО.
Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам. |
| Документы по инвентаризации | Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи.
Приказ о проведении инвентаризации. |
| Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета материалов.
Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4. |
| Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами | Акты налоговых проверок.
Акты сверок с налоговыми органами. |
| Документы по учету основных средств | Приказ о создании комиссии по приемке основных средств.
Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6. |
| Прочие документы | Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов.
Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы. |
При передаче дел главного бухгалтера при увольнении важное значение имеет сотрудничество с банком-клиентом. В данном шаге необходимо провести ряд операций для корректной передачи учетной информации.
1. Проверка состояния учета и отчетности. Перед составлением приказа о передаче дел главного бухгалтера необходимо произвести проверку состояния учета и наличия своевременно составленной отчетности. Это поможет избежать дальнейших проблем и несоответствий.
2. Составление приказа о передаче дел. В приказе о передаче дел главного бухгалтера необходимо указать все данные, относящиеся к передаваемым делам: наименование банка-клиента, периодичность отчетности, ответственное лицо за ведение учета, контактную информацию и другие важные сведения.
3. Заполнение документов. Для передачи дел главного бухгалтера в банк-клиент необходимо заполнить ряд документов, таких как акт приема-передачи и доверенности. Заполнение документов должно соответствовать правилам и требованиям банка-клиента.
4. Передача дел главного бухгалтера. После составления приказа и заполнения необходимых документов, следует передать дела главного бухгалтера в банк-клиент. Это можно сделать путем личной передачи или отправки почтой с уведомлением о вручении.
5. Отмена доверенностей и проверка составленных документов. После передачи дел главного бухгалтера необходимо отменить все ранее выданные доверенности в пользу бухгалтера. Также рекомендуется проверить правильность заполнения и составленных документов, чтобы исключить возможные ошибки или расхождения.
6. Что делать, если возникают вопросы или проблемы? В случае возникновения вопросов или проблем связанных с передачей дел главного бухгалтера, рекомендуется обратиться к специалисту банка-клиента или юристу для получения консультации и рекомендаций по правильному решению возникших ситуаций.
Правильное исполнение данного шага при передаче дел главного бухгалтера в банк-клиент согласно установленному образцу позволяет обеспечить безопасность и надежность передачи учетной информации, а также избежать возможных проблем и вопросов от банка-клиента. Важно обратить внимание на сроки передачи дел и своевременно провести все необходимые действия в соответствии с правилами и требованиями банка-клиента.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Как уволить главного бухгалтера
Учитывая тот факт, что главный бухгалтер является одним из первых по значимости лиц в организации, его увольнение может доставить немало проблем руководству. Прежде всего, это связано с поиском нового работника на вакантное место и с передачей дел.
Однако, если сотрудник фирмы, занимающий должность главного бухгалтера, решил уволиться по собственному желанию, организация должна предпринять те же действия, что и при расторжении трудовых договоров прочих работников. Основанием для увольнения в этом случае служит заявление главного бухгалтера. После чего он должен отработать двухнедельный срок, пока организация ищет ему замену.
Факт расторжения трудового договора подтверждается изданным приказом, с которым главного бухгалтера знакомят под расписку. Увольняемому работнику выдают трудовую книжку, а также справки 2-НДФЛ и о заработке.
Окончательный расчет необходимо произвести в соответствии с положениями ст. 140 ТК РФ — в день увольнения либо при предъявлении требования о расчете, если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплачивается ему и компенсация за неиспользованный отпуск. Если же отпуск был отгулян заранее, выплаченную ранее сумму после перерасчета удерживают в пределах 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).
Прочую информацию о действиях работодателя в рассматриваемой ситуации см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпусков подлежит возврату».
Но всегда ли увольнение главбуха осуществляется по его желанию? Законом предусмотрено также и вынужденное увольнение главного бухгалтера при наличии следующих обстоятельств:
В первом случае увольнение возможно, если произошла полная смена собственника имущества, например, при передаче учреждения в государственную или муниципальную собственность, а также при приватизации. Решение об увольнении должно быть принято не позднее 3-месячного срока после вступления в права нового владельца. По истечении этого периода уволить главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ уже нельзя. Также новый собственник вправе принять решение о сохранении руководящей должности за уже работающим лицом.
Если всё же будет решено уволить действующего главного бухгалтера в соответствии с п. 4 ст. 81 ТК РФ, необходимо уведомить его об этом письменно заранее. Помимо компенсации за неиспользованный отпуск собственник обязан выплатить и компенсацию в размере не ниже среднего 3-месячного заработка увольняемого лица за счет собственных средств (ст. 181 ТК РФ).
О том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, положенную при увольнении, см. в материале «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».
Что касается увольнения на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ, то оно обязательно должно быть обоснованным. То есть руководителю следует быть готовым представить неопровержимые доказательства о неверно принятом главбухом решении, повлекшим за собой ущерб для предприятия.
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Оформляем передачу дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.
В приказе указывают:
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):
Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.
Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.
Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
Уведомление налоговой инспекции
Формальных требований, которые обязывают сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности), нет. По факту информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в инспекции, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера.
Конкретных сроков для подачи уведомления нет, но особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме (при подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме), его можно отправить по почте или принести в инспекцию лично. Инспекторы могут попросить приложить к уведомлению копию приказа о назначении нового главного бухгалтера, а также указать его паспортные данные и контактные телефоны.
Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (пункт 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).