Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Надо ли заверять печатью протокол заседания аттестационной комиссии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.
Печати на Решениии Участников Общества
печать как обязательный реквизит ставится на документах в следующих случаях:
1. если это предусмотрено законом —
ФЗ «Об АО» в ст. 63 «Протокол общего собрания» определяет требования законодателя к протоколу общего собрания:
«Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
В протоколе общего собрания акционеров указываются:
место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Таким образом, в данной статье нет ни слова про печать в протоколе.
О сведениях, которые должны быть указаны в протоколе общего собрания акционеров, см. также пункты 5.1, 5.7 и 5.8 Постановления ФКЦБ от 31.05.2002 N 17/пс. – где тоже нет упоминаний о печати как обязательном реквизите!
Что касается ФЗ «Об ООО», то законодатель не посчитал нужным выделить обязательные требования к протоколу (на практике его оформляют по такой же схеме как и в АО). Единственным косвенным упоминанием о печати в ФЗ «Об ООО» можно назвать п. 6 ст. 37 где указано, что по требованию участника общества ему выдаётся выписка из книги протоколов, удостоверенная исполнительным органом);
2. если в утверждённых унифицированных формах указано: МП
Вы встречали утверждённые в законодательном порядке формы протоколов? 1
3. если стороны пришли к соглашению, что печать является обязательным реквизитом для документа.
Порядок проведения собрания учредителей
Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:
- сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).
- Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.
- После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
- В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.
При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.
Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.
В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.
На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.
Замечания на протокол общего собрания участников ООО
Как мы уже пояснили выше, по требованию участника ООО в протокол надо включить сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования. К таким сведениям могут относиться и замечания.
Других разъяснений о том, как участники общества могут привести замечания на протокол общего собрания участников ООО, нет ни в ГК РФ, ни в Законе. Полагаем, что этот вопрос можно урегулировать в уставе или во внутреннем документе общества — например, в положении об общих собраниях участников ООО.
Так, в нем можно предусмотреть, что замечания указываются в конце протокола — там, где участник расписывается.
Также, к примеру, можно указать, что участник оформляет замечания в виде отдельного документа, ставит в нем свою подпись и передает в общество при подписании протокола. При этом в самом протоколе после своей подписи участник помечает, что подписал протокол с замечаниями. В таком случае замечания участника нужно приложить к протоколу.
Как указать альтернативный способ в уставе или решении
Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.
Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.
Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.
Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».
Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Как оформить выписку из протокола (образец) ↑
При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.
Реквизиты влияют на юридическую силу документа. Важно правильно их оформить в соответствии с действующими правилами. Читайте по теме в электронном журнале Заголовочная часть Протоколы оформляются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе формата A4. Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.
В нашем СНТ кандидат в председатели не был членом правления и по личному заявлению попросил внести его в списки для голосования. На выборах он не набрал 2/3 голосов. По поддельному протоколу, изменив количество голосов, он зарегистрировался в выписке из ЕГРЮл и теперь считает себя председателем.
Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?
Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.
Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Как оформлять выписку из протокола
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Гендир, замучили сомнения… Дата: 22.08.2011 09:06 didal Регистрация: 10.08.2006Сообщений: 1314 Наш Сбербанк требовал чтобы председатель и секретарь, а ЦМД раньше — руководитель (образец его подписи у них имелся в любом случае) Дата: 22.08.2011 09:29 сачок Регистрация: 29.06.2011Сообщений: 21 А ФСФР?
В протоколе должен быть отражен весь его ход, выступления участников, прения, обсуждения вопросов повестки, голосование и его результаты, принятые решения:
- Во вводной части указывается дата начала и окончания сбора, количество лиц, принимающих в нем участие, процентное соотношение прибывших к общему количеству членов организации, наличие или отсутствие кворума, а также вопросы, включенные в повестку.
- В основной части описывается последовательность рассмотрения вопросов, при этом можно составить краткий протокол с фиксацией пункта повестки и принятого решения или полный с записью речей докладчиков, реплик, мнений.
При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании. Также на выписке должна стоять печать (если компания применяет штампы для визирования бумаг).
Протокол может содержать несколько листов текста. Если необходимо донести какое-либо из принятых решение до заинтересованной стороны, используют выписки из него.
Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» — для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.
Мне по требованию выдали выписку из решения общего собрания СНТ, на мою просьбу выдать ксерокопию протокола, получила ответ: в нём содержатся конфиденциальные сведения других собственников СНТ, поэтому выдаётся только выписка по моему вопросу. Но в случае если этого нет, для минимизации рисков советую все-таки подписывать выписки ПСД и КС или ПСД. Дата: 23.08.2011 09:54 сачок Регистрация: 29.06.2011Сообщений: 21 Я также считаю, что подписывать ГД выписку ОСА не корректно.Правда печать все же поставлю как на выписке так и на протоколе, иначе не получится нотариально заверить протокол.
С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.
Как правило, требования к оформлению выписок из протоколов устанавливаются на каждом предприятии в соответствии с внутренними правилами делового оборота. Однако, существуют общепринятые нормы того, как должен составляться этот документ.
Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.
Пайщика ЖСК большинством голосов исключили из членов ЖСК, что подтверждается протоколом собрания участников ЖСК. но спустя 5 месяцев протокол собрания до сих пор не зарегистрирован в налоговой.
Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:
- в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;
- полный текст протокола слишком большой.
Как проверить штраф по номеру постановления?
Изменение или дополнение сведений, ранее отраженных в протоколе об административном правонарушении, включая дату и время его составления, могут быть внесены в данный протокол в отсутствие лица, в отношении которого он составлен, только при наличии сведений о его надлежащем извещении о месте и времени внесения соответствующих изменений или дополнений.
Высшая инстанция указала: при установлении, что протокол составлен с существенным нарушением процессуальных требований КоАП, влекущим признание его недопустимым доказательством по делу, надлежало принять решение об отмене постановления о привлечении к административной ответственности и прекращении производства по делу.
Такое определение должно в течение 3 дней быть направлено заинтересованным сторонам, в том числе и Вам.
Изучив материалы дела, ВС указал, что сведения, которые должны быть указаны в протоколе, предусмотрены ч. 2 ст. 28.2 КоАП. Он отметил, что в соответствии с данной нормой в протоколе об административном правонарушении указываются, в том числе, время его составления и событие правонарушения.
Москве (Приложение 5 к Приказу Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы от 12 мая 2011 г.
Образцы протоколов об административном правонарушении
Рекомендую Вам лично ознакомиться с указанным протоколом, и если в него внесены изменения, запрещённые законом, обжаловать протокол в вышестоящий орган, например, в городской или областной УМВД или прокуратуру, или в суд .
Применительно к физическому лицу помимо его фамилии, имени и отчества необходимо фиксировать дату его рождения, поскольку административная ответственность наступает с 16-летнего возраста, а к лицам в возрасте от 16 до 18 лет применяются меры воздействия, предусмотренные федеральным законодательством о защите прав несовершеннолетних (см. комментарий к ст. 2.3).
Ст 28.2 КоАП РФ Протокол об административном правонарушении, не предусматривает обязательности наличия печати!
Протокол фиксирует лишь такие моменты:
- информацию об участниках ДТП/правонарушения;
- данные о транспортных средствах;
- вид нарушения;
- информацию о свидетелях;
- объяснительные от лиц, которые якобы совершили нарушение.
Каков порядок составления протокола об административном правонарушении?
Протокол об административном нарушении — это составленный уполномоченным должностным лицом документ, в котором отображается событие нарушения закона (правонарушение). О том, что собой представляет документ, какие сведения должен содержать и как должен быть составлен, пойдет речь в этой статье.
- Протокол об административном правонарушении
- Сроки составления протокола об административном правонарушении
- Образец составления протокола об административном правонарушении
- Ошибки в протоколе об административном правонарушении
- Назначение наказания без составления протокола об административном правонарушении
Требования к оформлению протокола и выписки из протокола
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.
Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:
- Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
- Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.
Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.
Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.
Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.
В протоколе указываются различные сведения, а именно:
- Дата, время собрания.
- Место, в котором оно проведено.
- Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
- Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
- Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
- Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.
Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.
К необязательным сведениям относятся:
- Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
- Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
- Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).
Надо ли заверять печатью протокол заседания аттестационной комиссии?
› Новости › LifeStyle Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати.
Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?
Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.
В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.
Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного.
Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса.
В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов. Дополнительный инструмент является универсальным решением.
И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.
Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:
- место и время уничтожения;
- состав комиссии;
- причина уничтожения;
- оттиск уничтожаемой печати;
- способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
- заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.
Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.
Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати.
Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:
- Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
- Дополнительные соглашения.
- Акты приема-сдачи работ.
- Справки и характеристики.
- Командировочная документация.
- Ходатайства и гарантийные письма.
- Трудовые книжки.
- Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.
В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины.
Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным.
Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.
Нужна ли печать на протоколе общего собрания участников
Если в организации указанная должность отсутствует, то обязанности возлагают на юриста либо, в крайнем случае, на обычного секретаря. Все протоколы подшиваются в соответствующую книгу, которую в любой момент должны предоставить участнику общего собрания по его требованию для ознакомления либо сделать выписку, удостоверив ее исполнительным органом ООО. Документы постоянно хранятся в месте, где находится исполнительный орган либо в ином месте, о котором известно всем участникам общества и которое является общедоступным.
В течение десяти дней после того, как протокол был составлен, его копию обязательно нужно отправить всем участникам Общества. Оригинал следует надлежащим образом оформить не позднее чем через три дня после собрания.
- список решений общего собрания участников (итоги);
- вопросы, поставленные на повестку дня (ради чего собственно проходит собрание);
- ФИО лица, которое отвечает за подсчет голосов;
- подписи уполномоченных членов собрания.
- итоги голосования отдельно по каждому вопросу, вынесенному на обсуждение;
- ФИО выбранного участниками председательствующего;
Достаточно часто возникает вопрос о том, нужно ли ставить на протоколе печать организации, в которой проводится собрание участников.
Законодательством этот момент не урегулирован, но, в целях избежания недоразумений, рекомендуется ее ставить. В случае, если протокол содержит более одной страницы, то их нужно прошить и на каждой поставить подпись. В этом случае печать и подпись нотариуса ставится только на последнем листе документа, так чтобы документ невозможно было незаметно раскрепить и заменить один из листов на другой.
Что делать, если документ был составлен неверно Если документ, который нужно удостоверить, изложен неправильно или неграмотно, то нотариус, помощник нотариуса или другой сотрудник нотариальной конторы предложит заявителю либо исправить документ, либо составить новый. В любом случае, лицо, которое обратилось в нотариальную контору для заверения документа, может попросить оказать помощь в составлении документа (абз.
Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Что делать при составлении протокола об административном правонарушении.
1. Выберите альтернативный способ удостоверения решений ОСУ.
Согласно статье 67.1 Гражданского кодекса РФ, принятие общим собранием участников общества решений путем голосования и состав участников общества, которые присутствовали при его принятии, подтверждается подписанием протокола. Подписи ставят либо только председатель и секретарь либо все участники общества.
2. Предусмотрите проведение очного собрания без личного присутствия участников
Для того, чтобы участвовать в собрании, необязательно собираться всем в одном помещении. Современные средства связи и коммуникации позволяют провести собрание онлайн. Основным условием, предъявляемым к техническим средствам, является возможность установления личности присутствующих и факта принятия решений. В таком случае, участие в собрании равноценно личному присутствию.
Если собрание проводится онлайн, то местом проведения собрания считается зарегистрированный адрес ООО.
3. Установите гибкие способы ознакомления с информацией и документами
В течение десяти дней до проведения собрания участникам должны быть предоставлены информация и материалы для ознакомления. Их можно как разместить на сайте общества, так и разослать всем на личную почту или другие средства коммуникации.
4. Предусмотрите альтернативные способы обмена информацией и документами между участниками ООО
Любое взаимодействие в обществе может происходить с помощью современных средств связи. Но, прежде чем, добавлять данное положение, необходимо проинформировать всех участников о рисках. Не забывайте, что электронные письма могут содержать вирусы, могут не дойти до адресата либо быть прочитанными и даже измененными третьими лицами. Поэтому, рекомендуем вам, важные сообщения дублировать стандартными методами. Например, отправить письмо курьерской службой.
5. Установите порядок проведения заочного голосования
Решения могут приниматься и без проведения собрания, на основании заочного голосования. Под ним подразумевается опрос, который можно провести посредством почтовой, телефонной, электронной или другой связи. Главное, чтоб эта связь обеспечивала аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.
Заочное голосование нужно заранее согласовать с нотариусом или госорганом, так как в ряде случаев требуется предоставление протокола общего собрания.
В том случае, если компания приняла решение по результатам заочного голосования, правила нотариального удостоверения решений собраний не применяются. Согласно закону, во внутреннем документе ООО необходимо прописать порядок проведения такого голосования.
Не все вопросы можно решить путем заочного голосования. К примеру, утвердить годовой отчет таким образом не получится.
Требования к оформлению протокола и выписки из протокола
Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.
Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:
- Определение и подготовка повестки дня.
- Составление и подготовка необходимой документации.
- Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
- Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.
Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.
Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.