Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Как выглядит бланк служебного задания
Форма Т-10а обладает компактной структурой, благодаря которой весь документ умещается на одном листе. Бланк состоит из трех основных информационных блоков:
- Блок 1. Общий.
Содержит сведения о компании (наименование, код по ОКПО) и сотруднике (Ф.И.О. и табельный номер), а также информацию о номере служебного задания и начальной дате его оформления.
- Блок 2. Детализирующий.
Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.
- Блок 3: Итоговый.
Состоит из заключения руководителя о выполнении задания и подписей работника, руководителя структурного подразделения и директора компании.
Зачем оформляется служебное задание?
Служебное задание на командировку не относится к группе обязательных документов, поэтому при краткосрочных поездках можно обойтись без него. В этом случае достаточно приказа, в котором фиксируется основная цель и сроки ее выполнения. Если же предстоит длительная командировка, то рекомендуем оформить этот документ. Он необходим для детализации рабочего задания и возможности разбивки его на периоды. Расширенная версия позволит избежать недопонимания и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя.
Служебное задание относится к внутреннему документу, поэтому должно быть отражено в локальных актах. Его срок хранения составляет 5 лет. При поездках за пределы страны — 10 лет (приказ № 558 Минкульта).
Чем грозит работнику неисполнение служебного задания
Согласно действующему законодательству работник и работодатель обязаны исполнять внутренние акты предприятия. Таким образом, если в Положении о командировках, принятом в конкретной компании, имеется и служебное задание, то в обязанности работников будет входить сперва заполнение бланка соответствующим образом, а затем и выполнение порученного задания.
Работник, отказывающийся заполнять данный документ, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за несоответствующее исполнение трудовых обязанностей (см. статью 192 ТК РФ). Точно так же, как и сотрудник, отказывающийся выполнять цели, ради которых он был направлен в производственную командировку, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию. А если человек неоднократно нарушает дисциплину без уважительных причин и к нему уже применено взыскание, его можно даже уволить.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.
Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.
Условия следующие:
- Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
- Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
- В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. — обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.
Где удостоверения на командировку
Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.
Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.
О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье
«При однодневных командировках не выплачивайте суточные».
Также на нашем сайте можно заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.
Общие сведения об отчете, особенности документа
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг № 1. Указываем получателя.
В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.
Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.
Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
В 2020 году изменились правила, руководствуясь которыми нужно было оформлять командировки. С этого момента служебное задание и командировочное удостоверение признаны необязательными к использованию. Ведущую роль в документальном оформлении командировки взял на себя приказ.
Для составления приказа можно использовать стандартный бланк формата Т-9, либо применять фирменный бланк компании.
В последнем случае в этом документе должна обязательно находиться информация — для какой цели едет работник, на какой срок, и в какое место:
- Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
- В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
- Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.
Внимание: даже с учетом имеющихся изменений в законодательстве, компания все равно может продолжать использовать служебное задание и удостоверение. Главное, чтобы это было приписано в Положении по командировкам, учетной политике либо ином внутреннем нормативном документе.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
Как правильно составить служебное задание
Любые документы, которые издаются в компании, должны быть оформлены по единым стандартам, принятым для ведения документооборота в рамках конкретной фирмы, с учётом наличия или отсутствия законодательно установленных форм. Для служебного задания они лишь рекомендованы.
Внесение информации в форму Т-10а, как правило, происходит в два этапа:
- первая часть документа должна быть заполнена прежде, чем будет издан приказ о направлении сотрудника в деловую поездку, к этой части относятся «шапка» документа и столбцы в форме с первого по одиннадцатый;
- вторая часть формы, а именно двенадцатый столбец, заполняется уже по возвращении сотрудника из рабочей поездки.
В бланке служебного задания традиционно находит отражение следующая информация:
- название организации и её код ОКПО;
- номер документа и дата его составления;
- Ф. И. О. и табельный номер сотрудника компании, который отправляется в поездку;
- должность сотрудника и наименование структурного подразделения, к которому он относится;
- информация о географии места назначения (страна, населённый пункт и непосредственно компания, куда едет командируемый);
- сроки и длительность поездки (даты отправления в командировку и возвращения из неё, общая продолжительность и срок поездки без учёта времени, затраченного на дорогу);
- информация об организации, оплачивающей расходы на транспорт, питание и проживание в командировке;
- информация о документах, которые служат основанием направления в служебную поездку (план или докладная записка);
- цель поездки.
Ошибка: Работодатель не выплатил сотруднику, вернувшемуся из командировки, среднемесячную зарплату на том основании, что он не выполнил служебное задание.
Комментарий: Работник по возвращении из служебной поездки должен отчитаться о проделанной работе и объяснить причины, по которым служебное задание не могло быть выполнено, но он в любом случае должен получить суточные и средний оклад. Другое дело, если работник во время отпуска прогуливал работу — тогда от принимающей стороны должны быть предоставлены подтверждения прогулов, и сотрудник понесет дисциплинарное наказание.
Ошибка: Заполненное служебное задание не было передано в отдел кадров по возвращении сотрудника из командировки.
Комментарий: Служебное задание — официальный документ, и если на предприятии его оформляют, значит, по возвращении работника документ должен быть передан в отдел кадров и бухгалтерию.
Генеральный директор также выступает в качестве наемного сотрудника компании. Это значит, что при его выезде в командировку, на него тоже необходимо создавать подобный документ. В этой ситуации возникает вопрос: кем должен этот документ подписываться?
В этом случае директор подписывает бумагу самостоятельно. Получается, что он направляет сам себя в командировку, и при этом передает собственные полномочия своему заместителю или другому уполномоченному сотруднику.
И приказ, и служебное задание должно подписываться и создаваться лично руководителем вместе со всеми необходимыми данными:
- Срок исполнения поставленных задач.
- Цель поездки.
- Продолжительность командировки.
Общие сведения об отчете, особенности документа
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).