Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заявление об увольнении по собственному желанию составляется в письменной форме не менее чем за 2 недели до даты увольнения. Документ должен быть правильно написан. Не допускайте ошибок, не давайте работодателю повода затягивать процесс.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Что делать, если предприятие работает без печати?
Ответ: Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 N 82-ФЗ предоставил возможность организациям работать без печатей, при этом наличие или отсутствие печати должно быть зафиксировано в Уставе.
Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» внесены следующие изменения: печать ставиться только при ее наличии. Значит, если отсутствие печати утверждено на нормативном уровне, то ее ставить не нужно.
Вопрос №2: В случае ликвидации организации или закрытия филиала в какой срок работодатель должен уведомить работников об увольнении и какая формулировка в трудовой книжке в данной ситуации?
Что поможет избежать ответственности за принуждение к увольнению по собственному желанию
Если вам предъявлены претензии в принуждении к увольнению, рекомендуем в качестве доказательства добровольности увольнения ссылаться, например, на то, что работник сам написал заявление, под подпись ознакомился с приказом об увольнении, при этом не предпринимал никаких действий для отзыва заявления, нигде не указывал на то, что его вынудили уволиться. Такие доводы учтены, например, в Апелляционном определении Московского городского суда от 06.04.2017 по делу N 33-12986/2017.
Также суд с большой вероятностью займет вашу сторону, если были основания для увольнения работника за дисциплинарный проступок и он во избежание этого решил уволиться по собственному желанию (например, см. Определение Верховного Суда РФ от 21.12.2012 N 26-КГ12-10).
Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом
Если работник предупредил вас за меньший срок, чем обязан, и у него нет уважительных причин уволиться без отработки, а вы не согласны пойти ему навстречу, вы вправе настоять на увольнении в более позднюю дату. Она должна приходиться на последний день установленного срока предупреждения об увольнении.
Дополнительно рекомендуем попросить работника переписать заявление и указать в нем новую дату увольнения. Это позволит избежать рисков, например, признания такого увольнения незаконным.
Несмотря на то что сейчас суды, как правило, занимают сторону работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 26.01.2017 N 4г-0115/2017), ранее встречалась практика, когда в подобных ситуациях суд вставал на сторону работника (см., например, Обзор Красноярского краевого суда от 11.05.2007).
Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте
Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.
Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.
Читайте по теме: Заявление на увольнение по собственному желанию сотрудника ИП
На данный момент трудовая является первичным документом, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности человека, необходимая для выявления общего рабочего стажа. По этому причине на законодательном уровне предъявляются строгие требования к записям, вносимым в книжку:
- запись вносится только при условии, что человек успел отработать на предприятии более 5 дней, и эта работа являлась основной. Если гражданин был принят по совместительству, то данные о месте работы указываются только при его личной просьбе;
- любые отметки должны вноситься только ручкой с черной, синей или фиолетовой пастой;
- при внесении записи ответственное лицо должно строго следить за порядком нумерации. Кроме этого, каждой отметке присваивается индивидуальный номер с помощью арабских цифр;
- обязательное указание точной даты внесения отметки, в том числе дня и месяца с помощью двух цифр и года с помощью четырех цифр;
- на первой странице трудовой должны быть указаны личные данные человека, которые ответственное лицо обязано сверить с паспортом работника. Данная процедура необходима для подтверждения подлинности документа;
- если на первой странице трудовой нет печати компании, которая является первым местом трудоустройства гражданина, то книжка признается недействительной;
- каждая запись о трудоустройстве должна быть закрыта отметкой об увольнении. В противоположном случае человек не может быть принят на новое работы. Для закрытия запись гражданин должен обратиться к предыдущему работодателю;
Важно знать! Если работодатель намеренно проигнорировал требования о внесении записи о расторжении трудовых отношений в книжку, то бывший сотрудник может подать на него в суд и добиться выплаты компенсации за время, когда он не мог трудоустроиться из-за ошибки бывшего директора.
- привлечение сотрудник к дисциплинарному взысканию отражается в документе только в том случае, если это стало причиной разрыва договора трудоустройства;
- все записи, которые вносятся в книжку, обязаны соответствовать приказам, изданным руководителем организации.
Важно знать! В документе недопустимо наличие зачеркиваний, исправлений или помарок. Исключением является страница с личными данными работника.
Как происходит на практике?
В связи с тем, что специалисты кадровых служб многих учреждений и организаций недостаточно компетентны в вопросах законодательства и не всегда правильно заносят записи в «трудовые» сотрудников предприятий, у многих граждан появляются сложности при устройстве на другую работу, при получении различных льгот и даже при назначении пенсии. К большому сожалению, в настоящее время это случается достаточно часто. Ведь многие специалисты не стараются соблюдать «Правила ведения и заполнения трудовых книжек». В последующем, допущенные ошибки приводят к тому, что существующие записи приходиться аннулировать и вносить новые. В частности это касается сокращений в трудовых книжках, которые по нормам закона вообще не должны там присутствовать. Например, вместо приказа — «пр.», распоряжение заменяют на «распр.», слово уволен на «ув.». Также не всегда разборчиво написана причина увольнения.
Общие положения о заполнении и нормативно-правовая база
Вопросы, связанные с увольнением и порядком заполнения трудовой книжки, регулируются:
Трудовым кодексом РФ;
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г №225);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69.
Основная часть документа, в которую вносятся записи о трудоустройстве и увольнении, состоит из четыре граф:
1 графа — порядковый номер, нумерация сплошная;
2 графа -дата (день и месяц двузначные числа, год четырехзначное);
3 графа — причина и основание увольнения с ссылкой на соответствующую статью, её часть и пункт Трудового кодекса РФ.
Обратите внимание! Сначала указывается пункт, потом часть статьи, а затем уже сама статья нормативно-правового акта. (ст.84.1 ТК РФ).
Здесь же под основанием работник и ответственный специалист расписываются, ставится печать организации. Её нужно ставить так, чтобы не возникало трудностей с прочтением надписей.
Подпись работника подтверждает, что:
- он согласен с записью;
- книжка выдана своевременно.
4 графа — реквизиты приказа.
Запись об увольнении делается в последний день.
Книжка заполняется аккуратно шариковой, гелиевой или перьевой ручкой: синими, фиолетовыми, черными чернилами, устойчивыми к свету.
Комментарий к ст. 80 TК РФ
1. Трудовой договор — срочный или с неопределенным сроком действия — может быть прекращен по инициативе работника с обязательным письменным предупреждением об этом работодателя не менее чем за две недели до увольнения, если иной срок не установлен ТК или иным федеральным законом (см. комментарий к ст. ст. 280, 292, 296 ТК).
2. Увольнение работника по собственному желанию до истечения срока предупреждения возможно как по договоренности сторон, так и при наличии уважительных причин (выход на пенсию, поступление на учебу и т.д.), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудовых прав работников (см. п. 22 ППВС РФ от 17 марта 2004 г. N 2).
3. При отзыве работником заявления до истечения срока предупреждения увольнение не производится, кроме случаев, установленных ТК и иными федеральными законами (см. комментарий к ст. 64 ТК).
4. По истечении срока предупреждения работодатель не имеет права задерживать работника и должен уволить его с выдачей в последний день работы трудовой книжки и оформлением окончательного расчета (см. комментарий к ст. 84.1 ТК).
5. Если по истечении срока предупреждения трудовой договор не был расторгнут, т.е. не был издан соответствующий приказ (распоряжение) работодателя, а работник не настаивает на увольнении, действие трудового договора продолжается.
Как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку
Нормативы Трудового кодекса (ТК) о разрыве трудовых взаимоотношений, а также правила оформления трудовых книжечек об увольнении в 2019 году остались без изменений. Поэтому, для их заполнения, при уходе с учреждения, можно руководствоваться нормативами, действующими в предшествующем году.
Процедура отчисления с учреждения сопровождается формированием некоторых документов.
ТК регламентировано, что днем отчисления считается завершающий день работы. Предприятие обязано полностью рассчитать уволенное лицо, с выдачей ему всех требуемых документов:
- Трудовой книжки
- Справки о его работе, суммы заработка, начисленным НДФЛ и взносах.
Работодатель обязан не только выдать уволенному работнику документы, но и правильно занести в трудовую книжечку данные об отчислении с работы.
В трудовую книжечку требуется занести данные о принятии на фирму с отображением:
- Названия фирмы или ИП.
- Номера приказа и даты его издания.
- Сведения о должности, на которую оформлен претендент.
Записи обязаны соответствовать фактической работе. После записи о трудоустройстве, требуется внести данные в трудовую книжечку о расторжении контракта, на основании изданного приказа.
Занесение сведений об отчислении с фирмы, как правило, каких-либо проблем не создает. Если запись выполнена правильно, то она не вызовет никаких вопросов от инспекции по труду и от налоговой службы.
Наиболее частыми причинами ухода человека с работы является – собственное желание работника.
Заполнение трудовой книжечки осуществляется следующим образом:
- В первой колонке отображается номер записи по порядку.
- В следующей колонке ставиться дата события.
- В третьей колонке заносится текст об увольнении, с отображением основания согласно ТК РФ. При этом ссылка на пункты и подпункты статьи ТК РФ записываются без сокращений.
- Последняя колонка служит для отображения в ней информации о приказе, на базе которого прекращаются трудовые взаимоотношения.
Все сведения, занесенные в трудовой бланк, требуется подтверждать:
- Подписью работника кадрового отдела или другого работника, отвечающего за ведение книжечек.
- Печатью учреждения.
Работник обязан убедиться, что книжка оформлена правильно и поставить свою подпись, которая будет свидетельством того, что он:
- согласен с занесенными сведениями.
- Трудовая книжечка при отчислении с фирмы получена вовремя.
Если уволенного работника нет на фирме в завершающий день его деятельности, то трудовая книжечка передается ему другим способом, а в книге учета трудовых книжечек ставиться соответствующая отметка.
На каком основании можно уволить работника?
Все законные основания для увольнения работника закреплены в ст.49 ТК РК. Уволить работника можно:
- по соглашению сторон (по взаимному желанию работодателя и работника);
- по истечении срока действия срочного ТД;
- по желанию работодателя (не во всех случаях);
- по желанию работника;
- при переводе к другому (аффилированному с нынешним) работодателю;
- при отказе работника от продолжения выполнения своих функций (по состоянию здоровья и т.д.);
- по независящим от воли сторон обстоятельствам (отзыв визы, заключение под стражу, смерть работника и т.д.);
- при переходе работника на выборную должность (которая исключает параллельную работу по ТД);
- при нарушении условий заключения ТД.
Увольнение пенсионеров в 2022 году по собственному желанию или при сокращении штата
- Увольняющимся лицом составляется заявление на имя руководителя компании (в случае добровольного решения трудящегося).
- Издается соответствующий приказ.
- В двухдневный срок человека уведомляют о выпуске документа, который впоследствии он должен подписать.
- Увольняющемуся лицу перечисляют причитающиеся выплаты.
- В трудовой книжке делаются соответствующие заметки.
- по собственному желанию – ст. 80 ТК РФ;
- по обоюдному согласию сторон – ст. 78 ТК РФ;
- в связи с ликвидацией предприятия – ст. 180 ТК РФ;
- согласно ст. 81 ТК РФ при следующих обстоятельствах:
- нарушение должностных обязанностей;
- низкая квалификация;
- сокращение штата;
- прогул;
- серьезные претензии со стороны руководства компании: растрата, воровство, нахождение на работе в состоянии алкогольного/наркотического опьянения, халатные/преступные действия.
Согласно действующему в РФ законодательству, а именно, исходя из информации, установленной в статье 5.27 КоАП РФ, в случае выявления нарушения правил хранения, учёта или же ведения кадровой документации – предусмотрена следующая ответственность:
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 российских рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – от 1 000 до 5000 российских рублей.
При этом, в случае повторного нарушения – штрафы увеличиваются:
- для юридических лиц – до 70 000 российских рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц/кадровиков – до 20 000 российских рублей.
Формулировки записей при увольнении работника
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 3
Одна из трудностей, возникающая при заполнении трудовой книжки, — правильность формулирования причины увольнения работника. Казус заключается в том, что в данном случае Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, может противоречить нормам Трудового кодекса.
Например, при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Однако запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом делается ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ). А п. 3 ст.
77 Трудового кодекса звучит так: «Расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса)».
Получается, что правильно запись об увольнении должна выглядеть следующим образом: «Трудовой Договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, при этом не только дается другая формулировка причины увольнения, но и в ссылке на пункт Трудового кодекса добавляется часть статьи.
В таблице 2 приведены примеры наиболее распространенных формулировок записей при увольнении работников, которые, по нашему мнению, соответствуют положениям Трудового кодекса. А на какую статью сослаться при внесении записи в трудовую книжку, можно посмотреть в таблице 1.
Таблица 1
| Статья 77 ТК РФ, п. п. 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 | Статья 77 ТК РФ |
| Статья 77 ТК РФ, п. 4 | Статья 71 ТК РФ или ст. 81 ТК РФ |
| Статья 77 ТК РФ, п. 10 | Статья 83 ТК РФ |
| Другие основания | Делается ссылка на соответствующие пункт, статью ТК РФ или иного федерального закона |