Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Сроки хранения авансовых отчетов
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности
В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:
| Налог | Срок представления отчетности | Срок уплаты | Норма НК РФ |
|---|---|---|---|
| НДС (налогоплательщик, налоговый агент) | не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом | не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом | п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174 |
| Налог на прибыль | не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом |
п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289 |
| НДФЛ | 6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты |
п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230 |
| Страховые взносы | не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом | не позднее 28-го числа следующего календарного месяца | п. 3, п. 7 ст. 431 |
| Налог, уплачиваемый при применении УСН | организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23 |
| транспортный налог (для организаций) | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 1 ст. 363 | |
| налог на имущество организаций | не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом | п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386 |
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету
До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.
Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.
Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем. Отчет проверяется и заверяется руководителем. Только в этом случае перерасход может быть возмещен работнику. После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.
Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.
После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.
Основание для списания с подотчетного лица выданных денежных сумм
Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:
- даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
- в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
- товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.
Если остаток неизрасходованных денежных средств не вернули в кассу
Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.
Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету. Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.
Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.
Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.
Счетная ошибка и судебная практика
Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.
Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.
Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.
Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:
- оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
- выплату более крупного размера премиальных;
- ошибочную выплату двойной заработной платы за период.
Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).
На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.
Как можно расходовать наличную выручку из кассы
Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.
Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.
Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников.
Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход.
Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.
Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:
- любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
- следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
- соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
- тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.
Напомним, что с 2014 года, на основании Указания ЦБ РФ № 3210-У ИП и малые предприятия могут применять упрощённый порядок ведения кассовых операций.
Это значит, что предприниматели и малый бизнес могут не устанавливать лимит кассы, самостоятельно определяют сроки сдачи наличных денег в банк.
А индивидуальные предприниматели кроме того могут не оформлять кассовые документы — приходные, расходные ордера и кассовую книгу.
Несмотря на это, целесообразно все же вести кассовую книгу и регистрировать документы, чтобы обеспечить контроль за движением наличных денег в кассе. При любых спорных ситуациях с помощью кассовых документов можно подтвердить выдачу или приём денег.
Сервис «Моё дело» автоматически формирует кассовые документы и отражает операции с наличными в учёте Узнать подробнее
С 27 апреля 2020 года вступило в силу Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. В этих правилах прописан перечень целей, на которые можно брать деньги из кассы, минуя расчётный счёт.
Для организаций и ИП:
- выплата своим работникам заработной платы;
- оплата товаров, работ, услуг, включая оплату через подотчётных лиц;
- выплаты социального характера — материальная помощь при смерти близких, рождение ребенка, свадьба сотрудника и прочее;
- выплата страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам;
- выдача наличных средств работникам под отчёт;
- возврат долга за оплаченные и возвращённые товары, невыполненные работы или неоказанные услуги;
- выдача наличных денег в рамках проведения операций банковским платёжным агентом (субагентом).
На эти цели можно использовать любые суммы без ограничений.
Для МФО и ломбардов:
- выдача займов;
- возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
- уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
- выплата сумм паенакоплений.
Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов:
- выдача займов;
- возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
- уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
- выплата сумм паенакоплений.
Экономьте до 2 часов в день на автоматизации учёта
Сервис осуществляет мгновенную передачу данных об операциях с кассой. Благодаря автоматизации ошибки исключены
Получить доступ
Но и на разрешённые цели можно тратить не любую наличку из кассы, а тольку ту, что поступила:
- от реализации товаров, выполненных работ или оказанных услуг;
- от страховых премий;
- выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов, штрафов и пени по договорам займов – если участником расчётов является МФО, ломбард, сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;
- от паевых взносов — если участником расчётов является сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив.
Поступления от других операций в любом случае нужно сначала внести на расчётный банковский счёт, а потом снять и оприходовать в кассе. Например, обязательно нужно сдать деньги в банк, если работник сдал неиспользованные подотчётные деньги, учредитель внес средства в уставный капитал, вернулись авансы от покупателей и переплаты от поставщиков.
Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.
Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит 100 000 рублей. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ на дату заключения договора. Лимит действует при расчётах между:
- двумя организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- между двумя индивидуальными предпринимателями.
Обратите внимание, лимит действует на весь договор. Даже если договор долгосрочный и сумма выплачивается по частям. У лимита не временных ограничений. Сколько бы времени ни прошло с момента заключения договора, лимит в 100 000 рублей на один договор действует.
Например, ИП и организация подписали долгосрочный договор на 150 000 рублей. ИП внёс наличными в кассу организации 35 000 рублей. Максимальная сумма следующего взноса — 65 000 рублей. Остаток по договору в размере 50 000 рублей ИП может перечислить только на расчётный счет.
Для микрофинансовых организаций и ломбардов лимит — 50 000 рублей по одному договору займа, но не более чем 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на одну МФО или ее обособленное подразделение, один ломбард или его обособленное подразделение.
Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов лимит — 100 000 руб. по одному договору займа, но не более чем 2 млн руб. в течение одного дня в расчёте на один кредитный потребительский кооператив и его обособленное подразделение или сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив и его обособленное подразделение.
За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность, согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Штраф составит:
- 4 000–5 000 рублей — для должностного лица организации и предпринимателя;
- 40 000–50 000 рублей — для организации.
Малым организациям и предпринимателям инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если нарушение произошло впервые и не было материального ущерба.
Налоговики вправе наложить штраф только в течение одного года с момента совершения нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если инспекторы назначили санкции позже, штраф можно отменить.
На 2020 год для малого бизнеса временно увеличили срок оплаты штрафов до 180 дней с даты, когда вступило в силу постановление (ст. 23 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ). Для остальных действует 60-дневный срок.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Новые правила подотчета в 2021 году
С 2021 года используйте новые образцы документов:
В 2021 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах.
Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2021 в специальной таблице:
Норматив на 2021 год
Кому можно выдать деньги подотчет
Подотчетные средства можно выдать только работнику компании. То есть, тому лицу, с которым организация заключила официальный договор. Например, трудовой или договор ГПХ.
Важно! Руководство вправе закрепить перечень работников, которые являются подотчетными лицами. Список следует оформить отдельным распоряжением руководства.
Основание для выдачи
Чтобы выдать деньги достаточно письменного заявления работника, в котором прописываются цели и назначение подотчета.
Напомним, что до недавнего времени для получения средств в подотчет, было необходимо оформить два документа: заявление от работника и приказ руководителя.
Цели и назначение
Полученные средства допускается тратить только на конкретные цели, обозначенные в заявлении. Например, это могут быть командировочные расходы, закупки для административно-хозяйственных нужд организации и прочее.
Если за работником числится непогашенный подотчет, то выдать ему новый не запрещено. Бухгалтерии важно следить за соблюдением сроков предоставления авансовых отчетов работникам.
Напомним, что ранее выдать новый подотчет было нельзя до тех пор, пока работник не отчитается по первоначальному. Теперь такого правила нет.
В 2021 году можно выдать деньги из кассы оформив электронный расходный ордер. Раньше такой возможности не было. Компании выписывали бумажные РКО.
Ограничений в законодательстве нет. Руководство может выдать любую сумму денег в подотчет. Также директор вправе установить ограничения по авансовым расчетам отельным приказом.
Напомним, что ограничение в 100 000 рублей по наличным расчетам в рамках одного договора действует. Положения распространяются и на расчеты через подотчетника.
Срок, на который организация выдает деньги подотчет устанавливается в индивидуальном порядке. Конкретный период времени следует закрепить в письменном заявлении. Руководство компании вправе установить ограничение по максимальному сроку, на который выдается подотчет.
По истечению срока подотчета, работник обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные затраты. Либо вернуть денежные средства в полном объеме.
Отчетность по подотчетным деньгам — это авансовый отчет, а также чеки, квитанции и иные БСО, подтверждающие затраты работника.
Важно! Принять только товарные чеки или билеты в качестве подтверждения затрат уже нельзя. В обязательном порядке требуется фискальный чек или БСО, который отвечает последним изменениям закона № 54-ФЗ.
Так, в чеке, при закупке через подотчетника, обязательно должны быть реквизиты организации-работодателя (ИНН и наименование).
Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета не достаточно. Нужны кассовые чеки. Исключение — оплата билетов в общественном транспорте.
Срок сдачи отчетности
По общим требованиям, работник обязан отчитаться о подотчетных сумма в течение 3 рабочих дней, с момента окончания срока выдачи подотчета. Но компания может установить и более короткий срок сдачи отчетности. Например, один день.
А вот продлить срок компании не вправе.
Как выдать подотчетные деньги
Работник обращается за авансом в бухгалтерию. Способ предоставления средств в подотчет выбирает сама фирма. Допускается выдавать наличные из кассы, либо перечислять деньги на карты. Причем это может быть не только зарплатная карта подчиненного, но и корпоративная. Это карта, которая оформлена специально для таких операций.
Кассир выписывает расходный кассовый ордер. Для этого используется унифицированный бланк КО-2. Расходник должен быть подписан не только кассиром, но и главбухом и гендиректором.
С 2021 года разрешено ведение кассовых документов в электронном виде. Если оформляете электронный РКО, то заверьте его усиленными цифровыми подписями ответственных лиц.
Для безналичного расчета бухгалтер оформляет платежное поручение. Заполняется стандартная форма ОКУД 0401060. Важно указать в платежном поручении, что средства перечисляют в подотчет. Для этого в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что транш является подотчетным.
Тест по бухгалтерскому учету и анализу с ответами
Нет времени или сил пройти тест онлайн? Поможем сдать тест дистанционно для любого учебного заведения: подробности.
Вопрос 1. Активные счета — это счета для учёта
- имущества
- источников образования имущества
- результатов хозяйственной деятельности
Вопрос 2. Активы организации — это
- действия, связанные с движением имущества в процессе хозяйственной деятельности
- имущество, принадлежащее организации на правах собственности
- источники приобретения имущества организации
- хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов её хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем
Вопрос 3. Активы организации подразделяются на
- внеоборотные и оборотные активы
- основные активы и не основные активы
- предметы труда и методы труда
Вопрос 4. Амортизация в бухгалтерском учете — это
- постепенный перенос стоимости имущества в течение всего срока его полезного использования на себестоимость продукции (работ, услуг)
- способность имущества к использованию в хозяйственной деятельности организации
- физический износ имущества
Вопрос 5. Амортизация основных средств начисляется в течение
- 12 лет
- 20 лет
- всего срока нахождения их в организации
- срока их полезного использования
Вопрос 6. Аналитические счета — это счета для
- подробной характеристики объектов учета
- текущего контроля за хозяйственными операциями
- укрупненной группировки и учета однородных объектов
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.