Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
| Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
| Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
| Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
| Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
| Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
Расходы на наем жилого помещения.
Согласно п. 18 Порядка расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:
а) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», – не более стоимости двухкомнатного номера;
б) остальным гражданским служащим – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Контролирующие органы обращают пристальное внимание на документальное подтверждение соблюдения п. 18 Порядка и часто выявляют его нарушения. Например, Счетной палатой были выявлены случаи, когда государственным гражданским служащим были возмещены расходы:
-
по найму помещения по документам, не содержащим указания на количество комнат (мест) в номере (п. 2.5 Представления от 24.05.2018 № ПР 14-123/14-02);
-
по найму жилого помещения по документам, не содержащим указания на категорию номера или на количество комнат в жилом помещении (п. 2.6 Представления от 23.05.2018 № ПР 14-101/14-01);
-
за проживание сверх установленных норм – по категории номеров («люкс») (п. 1.2 Представления от 01.06.2017 № ПР 12-124/12-03).
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете
Закон разрешает компаниям самостоятельно регулировать вопрос о выплате компенсаций командированным работникам.
-
Каждая организация сама вправе решать, какие документы должен предоставить сотрудник для получения расчета.
-
На основании полученных бумаг предприятие отчитывается перед налоговой службой по налогу на прибыль. Это значит, что отчетные документы гостиницы сотрудник должен заполнить по установленному образцу, указав только достоверную информацию.
-
Если компания носит статус бюджетной, ее деятельность финансируется федеральным бюджетом. В этом случае основанием для выплаты расходов являются нормативные акты правительства. Лимит за съем гостиницы здесь не превышает 2000-3500 руб.
-
Сотруднику, имеющему возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, командировочные не оплачиваются, если иное не указано во внутреннем положении или коллективном договоре.
Предприятие также компенсирует оплату расходов персоналу, чья деятельность связана с постоянными разъездами.
Для авансовой отчетности предоставляются счет, квитанция или чек, которые обязана выдавать гостиница при оплате номера. Это самый главный документ, доказывающий факт оплаты жилья в командировке.
Сотрудник должен предоставить договор об аренде жилья, расписку и акт об оказанных услугах. Если в командировке ему предоставлялась служебная квартира, работодатель перечисляет компенсационные средства в безналичной форме.
К списку документов также прикладываются:
-
билеты на проезд до места работы и обратно, если работник оплачивал его из личных сбережений;
-
расходы на проезд до вокзала, аэропорта, оплату багажа;
-
расходы на получение загранпаспорта или визы, если предприятие заранее не подготовило эти документы;
-
стоимость телефонных переговоров служебного назначения;
-
расходы, относящиеся к обмену имеющихся средств на иностранную наличную валюту.
Оплата командировочных расходов без подтверждающих документов
Согласно приказу руководителя работник командирован из Гомеля в Минск на 3 дня с 10.06.2019 по 12.06.2019. Ему выплачен аванс в размере 190 руб. Командировочное удостоверение не выписывалось. Приехав из командировки, работник не представил оригиналы документов, подтверждающих расходы по приобретению билетов и найму жилого помещения (утеряны).
В каком размере ему следует оплатить расходы по командировке?
Оплата расходов по проезду к месту командировки и обратно. Поскольку работник не представил подтверждающие документы, то расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176, далее – Положение № 176).
Сумма возмещения составит: 2.55 руб. × 2 поездки = 5.10 руб.
Справочно: базовая величина с 1 января 2021 г. установлена в размере 25,50 руб. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956 «Об установлении размера базовой величины».
Оплата расходов по найму жилого помещения и суточных.
Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов. При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем (п. 15 Положения № 176).
Работником утеряны проездные билеты и не оформлялось командировочное удостоверение, поэтому даты прибытия и убытия к месту (из места) командировки следует определить на основании приказа (распоряжения, постановления) нанимателя.
Обратите внимание! На основании приказа (распоряжения, постановления) нанимателя работнику, направленному в служебную командировку, выдается аванс и возмещаются предусмотренные законодательством расходы.
Какие документы не нужны для командировки
Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.
Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.
С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.
Отчетные документы при заказе услуг работодателем
В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.
Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.
Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.
Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.
Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.
Командировочные расходы в 2021 году
Оплата проживания в гостинице в командировке предполагает наличие приказа о направлении в служебную поездку и документов, подтверждающих расход собственных денежных средств.
При этом закон устанавливает обязанность организации компенсировать такие расходы сотрудника в служебной поездке. Однако его положениями не определены нормативы возмещения.
Поэтому каждый работодатель устанавливает их по своему усмотрению (поэтому важно уделить внимание тому, как проходит оформление командировок в 2018 году).
Как правило, предельное возмещение устанавливается в сумме 1500 – 3500 рублей. Но размер компенсации оплаты за проживание в командировке зависит и от вида служебной поездки – в пределах региона, в пределах России и за рубежом.
Важно
Говоря о лимитах возмещения организации расходов, нужно учитывать важный момент. Это уплата налога на доходы. По сути, компенсация затрат на проживание в командировке не является доходом и не может им быть.
- Но данное правило можно использовать как лазейку и получать избыточно большое возмещение. Поэтому законом определено правило, по которому НДФЛ не удерживается, если расход за жилье не превысил 3500 рублей.
- В этом случае, работник получает полное возмещение без налоговых включений.
- Когда размер превышает 3500 рублей, он может получить и большее возмещение. Но в суммы, которая будет выше 3500 рублей, бухгалтерия обязана удержать 13% налог на доходы.
Кстати, здесь можно прочитать про то, что такое служебное задание на командировку, и по какому образцу оно оформляется в 2018 году.
Бюджетные организации стараются всячески сэкономить бюджетные средства. Поэтому, они устанавливают наименьшие нормативы из возможных. Поэтому, перечисление возмещения на жилье, как правило, не превышает 2000 рублей за сутки.
При этом работник организации должен соблюсти установленную процедуру:
- При направлении в поездку нужно получить в объекте размещения специальный документ, подтверждающий расходы. Это может быть справка, которая подтверждена кассовым чеком. Надо сказать, что единой формы справок нет. Каждый объект размещения вправе выдавать собственные подтверждающие документы. Но прикладывать кассовый чек нужно во всех случаях, именно этот документ удостоверяет факт зачисления средств на счет объекта;
- После получения указанных бумаг, их нужно сдать в отдел бухгалтерии и написать заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты;
- Обычно компенсационные средства за проживание во время служебной поездки зачисляются сотруднику при получении им ближайшей заработной платы или аванса.
Следует указать, что оплата проживания в командировке в бюджетной организации может предполагать и авансовую систему. То есть сотрудник получает деньги наличными под отчет. А после окончания служебной поездки он предъявляет документы, подтверждающие затраченные деньги.
Оплата проживания в командировке без документов возможна только по согласованию с работодателем.
- Ведь бухгалтерскому отделу необходимо будет находить иные основания для перечисления денежных средств работнику.
- Дело в том, что оплата за жилье происходит только при наличии удостоверяющих такие затраты документов. Если же их нет, то у бухгалтерии не будет оснований для проведения указанных перечислений.
- Соответственно, при отсутствии подтверждающих документов возможен только компромиссный вариант. Ведь невозможно будет удостоверить факт затрат сотрудника и проверить их обоснованность и фактическое наличие.
Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.
Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:
- необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
- покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
- в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.
При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.
Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.
Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.
Оплата жилья в командировке
Помимо оплаты проезда командированному работнику компенсируются затраты по найму жилья и выплачиваются суточные. Как действовать, если нет подтверждающих документов, можно ли вместо номера в отеле снять квартиру, положены ли суточные при командировках в родной город? Рассмотрим порядок учета и налогообложения для наиболее распространенных ситуаций.
Интересы работника защищены
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Такие гарантии предусмотрены статьями 167, 168 Трудового кодекса РФ.
Расходы на проживание
Остановимся подробнее на следующих моментах, вызывающих затруднения у бухгалтеров, но часто встречающихся на практике.
Нет подтверждающих документов
Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Налог на прибыль. Напомним, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Следовательно, оплаченные работнику суммы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, при определении налоговой базы не учитываются как не соответствующие установленным требованиям. Это отмечено в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
Налог на доходы физических лиц. А вот для целей обложения НДФЛ делается «скидка» (это разъяснено в том же письме).
Так, при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, не облагается данным налогом у командированного работника сумма, не превышающая 700 руб. в сутки при командировках внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если, конечно, работодатель производит оплату жилья без документов (порядок и размер такого возмещения, как уже отмечалось, устанавливаются организацией самостоятельно в локальных нормативных актах).
Аналогичный порядок применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Подчеркнем: при налогообложении прибыли указанные суммы (оплачиваемые работнику без документов) включать в расходы нельзя – необлагаемые пределы установлены только для НДФЛ, налога на прибыль они не касаются.
Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов?
ГАРАНТ
Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов? Если возможно, то в какой сумме? Возникает ли у сотрудника в таком случае доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?
НДФЛ
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).
Так, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Следовательно, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории РФ, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. В то же время суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие указанные размеры, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.