Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки командировки и их оплата согласно нормам ТК РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2021 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.
В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Правила оформления и заполнения
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2020 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Нюансы оформления командировочного удостоверения
Каждая фирма сама вправе принимать решение об оформлении командировочных удостоверений для своих сотрудников. Если по каким-то причинам в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о прибытии-убытии, командировочные расходы можно подтвердить косвенными документами.
Если сотрудник командирован к физическому лицу или в отдельное подразделение, у него может не быть возможности оформить командировочное удостоверение.
По мнению специалистов Минфина России, расходы в командировке можно подтверждать косвенными документами, к которым относятся:
- приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
- служебное задание и отчет о его выполнении;
- проездные документы, свидетельствующие о прибытии и отъезде из пункта назначения;
- счет из гостиницы, подтверждающий период проживания.
В случаях, когда оформление командировочного удостоверения по месту назначения не может быть оформлено, лучше позаботиться о локальном правовом акте, устанавливающем направление сотрудника в командировку, основанием будет служить приказ. Не лишним в таком случае будет локальный правовой акт, устанавливающий порядок направления работника в командировку на основании приказа.
Если фирмой утвержден порядок, позволяющий ограничиваться оформлением приказа на командировку, суточные выплачивают на его основании, а другие командировочные расходы компенсируют на основании документов о проезде и найме жилья.
Если перечисленные документы отсутствуют, отнести суточные на расходы нельзя. Командировочное же удостоверение подтвердит время пребывания сотрудника в командировке – дату приезда и дату выезда из пункта назначения.
Открытое акционерное общество «Кимберлит»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Таблица. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
N |
Фамилия, имя |
Дата и номер |
Место командирования |
|
наименование |
пункт назначения |
|||
1 |
Жилин С.Ю. |
14.01.2009 N 1 |
National Diamond |
г. Фритаун |
Журнал выбытия работодатель должен хранить в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).