Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача подотчетных сумм в 2024 году изменения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Если сотрудник тратит личные деньги
Если сотрудник тратит личные деньги на благо организации, он может получить их в соответствии с новыми правилами ведения субсчетов на 2023 год. Для этого необходимо заполнить специальную форму — расходную ведомость. В ведомости указываются все декларации о расходах и их суммы.
После заполнения формы расходной ведомости сотрудник должен предоставить ее в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы заявлены и соответствуют правилам составления ведомости, то работник может получить компенсацию наличными или банковской картой.
Однако если сумма расходов превышает установленные агентством лимиты, сотрудник должен представить отчет о расходах с указанием всех сумм и их назначения. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами и представлен в казначейство для проверки и утверждения.
Важно отметить, что работник имеет право на продвижение перед командировкой или переездом, если это предусмотрено правилами организации. В качестве альтернативы, если сотрудник не может внести деньги на счет во время командировки, ему может быть предложено внести аванс.
Помимо наличных денег, работник может получить компенсацию расходов в виде перевода на свою банковскую карту. В этом случае работник должен перечислить деньги, предоставив соответствующие реквизиты банковской карты.
Таким образом, если сотрудник тратит личные деньги в интересах организации, он может вернуться к новым правилам отчетности в 2023 году. При превышении лимита обязательно составляется отчет о расходах. Расчеты по остаткам денежных средств могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.
Если работник потратил личные деньги
Если работник затратил личные деньги на нужды организации, то возникают определенные проблемы, которые должны быть регулируются новыми правилами подотчета в 2023 году.
В таком случае, работник должен обязательно оформить заявление о предоставлении денег подотчет. По этому заявлению организация должна выдать работнику специальную подотчетную карту или указать реквизиты для перечисления денег на банковскую карту работника.
Как только работник получит подотчетную карту или реквизиты для перечисления денег, можно начать работать с этими средствами по поручению организации. Работник должен точно написать отчет о расходовании денег по каждому платежному поручению или использованию подотчетной карты.
Если работник потратил личные деньги на нужды организации, то он имеет право на компенсацию этих расходов. Для этого нужно представить все необходимые документы, подтверждающие факт потраченных средств.
Если работник не предоставит отчет или документы о расходах, возможна блокировка его подотчетной карты или перечисление компенсации минус сумма потраченных личных денег. Это в интересах организации, чтобы работники использовали подотчетные деньги только по назначению и не злоупотребляли этим правом.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В соответствии с новыми правилами подотчета, организации обязаны работать с подотчетными лицами по новым порядкам и правилам. Одной из наиболее актуальных проблем, с которыми сталкиваются работники, является блокировка банковской карты.
Как известно, подотчетные работники получают подотчетные деньги для выполнения служебных расчетов. Деньги выдаются на специальную банковскую карту, выдаваемую организацией. Однако, в случае утери или кражи карты, возникают проблемы с доступом к средствам.
В случае блокировки карты, работнику необходимо сразу же написать заявление в банк о потере или краже карты. Также следует уведомить своего работодателя о произошедшем. Возможна компенсация потерянных средств, однако она регулируется в интересах организации и может быть ограничена суммой.
Чтобы избежать проблем с блокировкой карты, работникам рекомендуется бережно относиться к своей банковской карте и не делать незаконных действий, нарушающих правила использования средств. Также важно следить за безопасностью платежного инструмента и несколько раз в месяц проверять состояние баланса.
Организации, в свою очередь, должны обеспечить возможность перечисления денег на карту работника в установленные сроки. В случае проблем с успешной выдачей подотчетных денег, необходимо осуществить перечисление суммы наличными лицом, уполномоченным организацией.
Таким образом, проблемы с блокировкой банковской карты могут возникнуть из-за потери или кражи карты работником. В случае такой ситуации, необходимо немедленно написать заявление в банк и уведомить работодателя. Организации обязаны осуществить перечисление денег наличными в случае проблем с выдачей подотчетных денег на банковскую карту.
Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетные лица – это сотрудники организации, которым выплачивают деньги для работы или личных расходов по официальной выдаче предварительно заполненных бланков и перечисления на банковскую карту.
В соответствии с новыми правилами подотчета в 2023 году, расчеты с подотчетными лицами будут регулироваться особыми правилами и установленными порядками. Работникам, выдавшим деньги подотчетным лицам, нужно будет написать заявление о выдаче суммы в поручении или на карту.
Организации обязательно будут рассчитывать с подотчетными лицами, если они потратили деньги на определенные расходы, связанные с работой. Компенсация подотчетным лицам будет производиться по платежному поручению, которое можно будет перечислить на банковскую карту.
Чтобы избежать проблем с расчетами, работникам следует строго соблюдать новые правила. Если подотчетные лица совершают определенные расходы и нуждаются в деньгах, их можно выдать наличными по платежному поручению или на банковскую карту.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новым порядком, это означает, что работникам следует предъявлять чеки и документы, подтверждающие затраты, проведенные подотчетными лицами, чтобы потом подтвердить выдачу суммы. Также необходимо вести учет выдачи денег сотрудниками, которые будут осуществлять выдачу соответствующих денежных сумм.
Расчеты с подотчетными лицами могут производиться как наличными, так и безналичными способами. Однако следует учесть, что в случае выбора безналичного расчета, может возникнуть проблема с блокировкой карты. В этом случае работникам необходимо обратиться в банк с заявлением о разблокировке средств на карте.
Расчеты с подотчетными лицами – важный аспект работы организаций. Важно помнить о новых правилах подотчета, правильно оформлять и перечислять деньги сотрудникам, выдающим деньги подотчетным лицам. Только так можно обеспечить прозрачность и контроль над расчетами в организации.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Если работник потратил личные деньги
Если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить специальную форму — заявление о расходах. В заявлении указываются все подотчетные расходы, а также их суммы.
После заполнения заявления о расходах, работник должен предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы подотчетные и соответствуют правилам, указанным в отчете, то работник может получить компенсацию наличными или на свою банковскую карту.
Однако, если суммы расходов превышают установленные организацией пределы, то работник должен предоставить отчет о расходах, где детально перечислены все суммы и их назначение. Отчет должен быть заполнен в соответствии с правилами и предоставлен в бухгалтерию для проверки и согласования.
Важно отметить, что работник имеет право получить авансовый платеж перед командировкой или поездкой, если это предусмотрено правилами организации. Также, если работник не имеет возможности провести расчеты с подотчетными деньгами в течение командировки, он может подать заявление на их выдачу в подотчет.
Помимо наличных, работник также может получить компенсацию за подотчетные расходы в форме перечисления денег на его банковскую карту. В этом случае, работник должен предоставить соответствующую информацию о банковской карте для перечисления средств.
Таким образом, если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить заявление о расходах и предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Отчет о расходах обязателен при превышении установленных пределов. Расчеты с подотчетными деньгами могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту работника.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет регулируется новыми правилами, устанавливающими порядок работы с подотчетными суммами в организации. В соответствии с этими правилами выдача денег под отчет производится на основании заявления работников, которые нуждаются в средствах для выполнения служебных задач.
Для получения денег под отчет сотрудник должен составить заявление, в котором указывает подробные цели и суммы расходов. В заявлении должны быть указаны хозяйственные и служебные интересы, а также обоснование необходимости выдачи средств.
После рассмотрения и одобрения заявления, работнику выдают подотчетные деньги. Суммы, выданные в подотчет, обязательно фиксируются и контролируются специальным образом. Это позволяет организации обеспечить прозрачность и контроль за использованием средств.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как теперь подтверждать подотчетные расходы
Кстати, на чеки пусть тоже обращают внимание, а также обращайте внимание сами. В них должен быть полный набор предусмотренных законом реквизитов. Перечень реквизитов немаленький, сориентироваться в них может быть непросто. Какая информация должна быть на чеке ККТ, узнайте здесь. Не забывайте, что проверить чеки можно через мобильное приложение ФНС.
К 01.07.2022 фактически окончится повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перейдут те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона окажутся бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Теперь к авансовому отчету они должны будут прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.