Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.
Как выбрать провайдера и работать с ним?
При выборе поставщика услуг возможно несколько подходов:
- изучить рейтинг компаний-аутсорсеров;
- включить «сарафанное радио»;
- создать пул из десяти компаний, разослать всем запрос предложения (Request for Proposal) с детальным описанием бизнес-требований;
- обратиться в консалтинговую компанию, которая подберет вам провайдера.
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Что входит в услуги бухгалтерского аутсорсинга бизнеса
Комплексный аутсорсинг бухгалтерских услуг включает следующие операции:
- разработка учетной политики;
- оформление первичных документов (счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и пр.)
по запросу клиента; - ввод документов, предоставленных заказчиком в электронном или бумажном виде, в программу 1С;
- подготовка минимального комплекта документов по кадровому учету (типовые трудовые договора,
штатное расписание, график отпусков, приказов по приему, увольнению и прочим кадровым вопросам); - ежемесячный расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов;
- ежеквартальный расчет прочих налогов и сборов;
- составление форм синтетического и аналитического учета, а также регистров налогового учета;
- оптимизация налогообложения
- составление и сдача отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды;
- подготовка документов по требованию налоговой инспекции, кредитных учреждений и внебюджетных фондов;
- проведение сверок с контрагентами;
- получение выписок из ЕГРЮЛ, актов сверки по налогам и т.д.
- консалтинговые и курьерские услуги.
Под влиянием
времени и трансформации бизнес-индустрии выделилось несколько основных видов
бухгалтерского аутсорсинга:
- Консультирование. Достаточно распространённая услуга, направленная на мониторинг деятельности штатных бухгалтеров. Часто применяется перед глобальными проверками координирующих органов, перед продажей или передачей бизнеса новому владельцу. Кроме того, консультативный аутсорсинг применяется в случае сотрудничества с иностранными компаниями;
- Выборочный аутсорсинг. В данном случае компания передаёт под внешнее управление часть функций. Это может быть связано с вопросами о начислении заработной платы, отпусков и больничных, подготовкой годовой отчётности, ревизией перед проверкой контролирующих органов и т.д. Часто подобный вид аутсорсинга необходим для того, чтобы руководство компании получило объективную оценку деятельности бухгалтерии, а так же для оптимизации сходных процессов;
- Полный аутсорсинг. Представляет собой 100% передачу ведения бухгалтерского учёта сторонней организации. Подходит новичкам и позволяет не содержать в штате бухгалтера;
- Ведение бухгалтерской деятельности от имени главного бухгалтера компании. В этом случае сторонняя компания имеет право подписи, принимает бухгалтерскую отчётность, даёт добро или вносить коррективы прежде чем поставить печать и подпись. Компания-аутсорсер берёт на себя контроль за бухгалтерской деятельностью предприятия.
Каждый из видов в России пользуется огромной популярностью и находит своих сторонников.
Подбор того или иного вида помощи напрямую зависит от рода деятельности компании, её текущего состояния, наличия штатных бухгалтеров и т.д.
Что входит в услуги бухгалтерского аутсорсинга бизнеса
Комплексный аутсорсинг бухгалтерских услуг включает следующие операции:
- разработка учетной политики;
- оформление первичных документов (счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и пр.)
по запросу клиента; - ввод документов, предоставленных заказчиком в электронном или бумажном виде, в программу 1С;
- подготовка минимального комплекта документов по кадровому учету (типовые трудовые договора,
штатное расписание, график отпусков, приказов по приему, увольнению и прочим кадровым вопросам); - ежемесячный расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов;
- ежеквартальный расчет прочих налогов и сборов;
- составление форм синтетического и аналитического учета, а также регистров налогового учета;
- оптимизация налогообложения
- составление и сдача отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды;
- подготовка документов по требованию налоговой инспекции, кредитных учреждений и внебюджетных фондов;
- проведение сверок с контрагентами;
- получение выписок из ЕГРЮЛ, актов сверки по налогам и т.д.
- консалтинговые и курьерские услуги.
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Кто попадает в зону риска?
Примечательно, что все приведенные случаи проверок ФАС и последующих судебных разбирательств относятся к автономным учреждениям, а большинство из них – еще и к отрасли культуры. Видимо, это связано с двумя обстоятельствами.
Во-первых, закупочная деятельность автономных учреждений, которую они ведут на основании «рамочного» Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и собственных положений о закупке, традиционно вызывает критику ФАС. Ведь, руководствуясь этим законом, можно достаточно свободно осуществлять закупки у единственного поставщика[12].
Во-вторых, культурные мероприятия, особенно масштабные и емкие по вкладываемым в них бюджетным ресурсам, как правило, всегда на виду и могут вызывать неоднозначный резонанс. Это повышает вероятность получения контролирующими органами соответствующих обращений от лиц, которые по тем или иным причинам критически настроены по отношению к конкретным учреждениям и (или) их учредителям.
В любом случае передача государственными (муниципальными) учреждениями услуг, оказываемых населению, на аутсорсинг негосударственным поставщикам крайне уязвима с правовой точки зрения. И есть все основания полагать, что если подобная практика учреждений других отраслей попадет «под прицел» ФАС, ее выводы тоже будут неблагоприятны для учреждений и их учредителей.
Сколько стоит аутсорс?
Что касается стоимости аутсорса, то заказчику достаточно непросто ориентироваться в ценах, но это отчасти потому, что каждое решение индивидуально и отличается по реализации, способам и срокам тестирования, внедрения, а также по уровням SLA.
Сравнение проводить стоит, но только убедившись в том, что расчёт действительно отвечает не только всем требованиям ТЗ и текущим параметрам бизнеса, но и учитывает возможность расширения. Обычно наиболее точный расчёт дают те, кто перед его проведением задал клиенту массу вопросов, выяснил все детали, провел исследования бизнеса на месте (Due Diligence), и благодаря этому глубоко понимает текущую потребность и вектор развития. Кстати, обычно те, кто делает такие точные расчёты не боятся показать, из чего именно складывается стоимость и рассказать о каждом этапе её формирования.
Очень многое может пойти не по плану. Для исключения негативного опыта есть чёткий план действий как до переходного периода, так и во время его реализации, много «контрольных точек», фаз перехода из одного состояния в другое, всестороннего тестирования уже внедрённых решений и даже план отказа от внедрения решения с маршрутом быстрого восстановления сервисов в изначальном состоянии. Это очень редко бывает необходимо на практике, однако наличие не только плана «Б», но и плана «Э» обязательно нужно. Эти же планы и результаты тестирования могут на ранних этапах сообщить о том, что «что-то пошло не так», так как решение не отвечает требованиям согласованного плана или есть изъяны в его реализации.
Преимущества и недостатки аутсорса
Переход на аутсорсинговую форму работы должен быть продуманным и взвешенным. Для этого должен быть проведен тщательный анализ всех расходов и доходов, а также всех за и против. Предлагаем изучить основные достоинства и недостатки работы на аутсорсе:
| Плюсы | Минусы |
| Уменьшение расходов за счёт сокращения персонала и налоговой нагрузки. | Увеличение издержек в будущем. Это объясняется тем, что тарифы на услуги подрядных организаций растут по причине инфляции. |
| Повышение прибыли за счёт сосредоточения на основных бизнес-процессах, детальной проработки идей и операционного контроля. | Зависимость, обусловленная тем, что ваш бизнес начинает подчиняться срокам исполнения задач поставщиками услуг. В основном это сильно сказывается в ситуациях, когда максимальный объём привязан к одному из подрядчиков. |
| Повышение качества технологий за счёт привлечения экспертов под конкретные аутсорс-проекты. Фирма может позволить себе уровень, который никогда бы не стал доступным при организации тех или иных процессов своими силами. | Снижение качества комплектующих. Объем заказов принуждает компании привлекать все большее число специалистов, что не может не сказаться на уровне квалификации. |
| Повышение скорости произведения работ. С помощью аутсорсинга ваш бизнес сразу начинает работать, как только вы внесете предоплату и получите ожидаемый результат. | Снижение общего уровня безопасности. Контроль утечки данных существенно осложняется при привлечении сторонних специалистов. В рамках собственного подразделения подобные задачи решаются гораздо эффективнее. |
| Возможность оперативной реорганизации бизнеса. Компания может в любой момент менять поставщиков, а вместе с этим и виды, а также и качество выпускаемой продукции. | Отсутствие единой законодательной базы. Многие контракты заключаются в соответствии с типовыми формами. А это приводит к тому, что недобросовестные аутсорс-сотрудники находят лазейки для своих черных дел. |
Стоит ли брать заказы на аутсорс, и как это сделать
В данном деле важно уметь трезво оценивать собственные профессиональные возможности и личностную компетенцию (ведение переговоров, коммуникация с заказчиком и т.д.). Понимание этих вещей поможет составить список оказываемых услуг и разработать коммерческое предложение для клиентов.
Далее можно приступать к формированию клиентской базы. Первых клиентов можно искать разными способами:
- публикуя резюме на сайтах по трудоустройству;
- размещая предложения об услугах на фрилансерских биржах;
- ведя блог в соцсетях. Наряду с тем, что блог дает дополнительный охват потенциальных клиентов, он еще является хорошим стимулом к саморазвитию.
Вернемся к вопросу выбора провайдера: это едва ли не самый важный момент. «Правильный» поставщик услуг колокейшн берет на себя сопровождение и управление дата-центром, в то время как неверный выбор может означать излишний стресс и скрытые затраты. Как правильно выбрать провайдера услуг колокейшн? Проанализируем типичные советы, которые дают по этому поводу зарубежные эксперты. Вот некоторые рекомендации ColoSpace – крупного владельца сети ЦОД в США.
Не стоит выбирать компанию исключительно по цене. Лучше ориентироваться на функции и опции, которые необходимы конкретно вашей организации и ее бизнесу. Убедитесь, что энергообеспечение площадки провайдера услуг достаточно не только для текущих, но и для будущих потребностей.
Попробуйте спрогнозировать, как будет меняться потребляемая мощность при 100% заполнении стоек — при текущей и увеличенной плотности оборудования. Поставщик услуг должен обеспечивать расширенную защиту данных, в том числе и физическую. Выбирая провайдера услуг колокейшн, обратите также внимание на информационную безопасность и SLA.
Знакомство с соглашением об уровне обслуживания (SLA) — это ключ к поддержанию хороших отношений с поставщиком услуг колокейшн и к предотвращению перебоев в работе вашей компании, нарушению непрерывности ее бизнес-процессов. Внимательно читайте SLA, чтобы понять, какие предлагаются уровни обслуживания, как можно получить поддержку и внести изменения.
Есть признаки того, что поставщик услуг колокейшн может не соответствовать заявленному SLA. Например, неожиданные или частые изменения в SLA могут указывать на то, что ему с трудом дается выполнение обязательств. Внутренняя нестабильность компании, приобретения и слияния, также могут указывать на то, что SLA может претерпеть изменения, или провайдер будет ориентироваться на обслуживание более крупных клиентов.
Рекомендуется использовать программные инструменты мониторинга SLA, но сначала поговорите со своим поставщиком услуг, чтобы убедиться, что эти инструменты действительно могут применяться. Можно также тестировать качество сервиса, периодически обращаясь в службу поддержки, чтобы оценить время ответа и уровень обслуживания.
Хотя услуга колокейшн и дает значительные преимущества, у нее есть и недостатки. В частности, придется делиться частью сетевой инфраструктуры LAN и WAN с другими арендаторами. Это может привести к проблеме «шумного соседа» — такого же клиента, который пользуется сетью и вычислительными ресурсами. Поведение некоторых из них может проявляться в вашей системе как DDoS (атака типа «отказ в обслуживании»).
При поиске поставщика услуг колокейшн отдавайте предпочтение тем, у кого есть развитые средства управления. Это позволит, например, переключить рабочую нагрузку в альтернативную сеть, если вдруг «шумный сосед» нарушит ваш трафик. Используйте инструменты для мониторинга активности в реальном времени в сетях LAN и WAN центров обработки данных. Эффективный мониторинг поможет, с одной стороны, выявить «шумных соседей», с другой — самому не стать виновником подобных явлений.
Любой предприниматель нуждается в юридическом сопровождении. Оно может быть необходимо постоянно, если это крупный бизнес, а может требоваться периодически, по мере возникновения юридических вопросов. Первый вариант обычно предполагает наличие своего юриста в штате, который в любую минуту может разрешить дело. Если же организация является субъектом малого или среднего предпринимательства, то здесь скорее подойдет аутсорсинг, который подразумевает осуществление юридического сопровождения по контракту на временной основе и за фиксированную плату.
Определяются преимущества юридического аутсорсинга. Мы предлагаем рассмотреть основные из них:
- Узкая направленность специалиста. Наша компания предполагает наличие большого количества юристов, каждый из которых специализируется в своей области права. Соответственно, с учетом характера возникшей ситуации будет выбрана лучшая кандидатура для решения вопроса.
- Экономия. Для организаций, нуждающихся во временном сопровождении, этот вариант позволяет существенно сократить расходы, поскольку нет необходимости выплачивать зарплату юристу каждый месяц.
- Стабильность. В аутсорсинге нет больничных, отпусков и отгулов. Помощь может быть оказана в любое время.
- Профессионализм. Компания имеет только высококвалифицированных юристов, предлагаем кандидатуры адвокатов с большим опытом работы.
- Риски. Их несет та компания, которая предлагает услугу, то есть заказчик не будет отвечать за негативные последствия разбирательства или иного юридического процесса.
Выбор подобной аутсорсинговой компании следует осуществлять путем изучения направленности ее специалистов, периода работы, отзывов других клиентов.
Кто попадает в зону риска?
Примечательно, что все приведенные случаи проверок ФАС и последующих судебных разбирательств относятся к автономным учреждениям, а большинство из них – еще и к отрасли культуры. Видимо, это связано с двумя обстоятельствами.
Во-первых, закупочная деятельность автономных учреждений, которую они ведут на основании «рамочного» Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и собственных положений о закупке, традиционно вызывает критику ФАС. Ведь, руководствуясь этим законом, можно достаточно свободно осуществлять закупки у единственного поставщика.
Во-вторых, культурные мероприятия, особенно масштабные и емкие по вкладываемым в них бюджетным ресурсам, как правило, всегда на виду и могут вызывать неоднозначный резонанс. Это повышает вероятность получения контролирующими органами соответствующих обращений от лиц, которые по тем или иным причинам критически настроены по отношению к конкретным учреждениям и (или) их учредителям.
В любом случае передача государственными (муниципальными) учреждениями услуг, оказываемых населению, на аутсорсинг негосударственным поставщикам крайне уязвима с правовой точки зрения. И есть все основания полагать, что если подобная практика учреждений других отраслей попадет «под прицел» ФАС, ее выводы тоже будут неблагоприятны для учреждений и их учредителей.
Чем отличаются аутсорсинг от инсорсинга, консалтинга и аутстаффинга
Часто эти понятия смешиваются или нет четкого понимания, что к чему относится. Попробуем разобраться.
Инсорсинг – это организация рабочих процессов внутри компании, то есть решение определенных вопросов специальным отделом (юридический отдел, бухгалтерия, логистический отдел, IT – отдел). Компания в любой момент времени может предпринять решение перевести какой-либо отдел на аутсорсинг.
Преимущества и недостатки инсорсинга и аутсорсинга в сравнении
Аутстаффинг позволяет передать организационные процессы, связанные с персоналом в руки сторонней организации. Компания может воспользоваться данной услугой с уже существующим штатом персонала, просто переоформив их на другую фирму, либо набрать новых сотрудников, заключив договора с фирмой-посредником. Работники находятся в фирме заказчика, реализуют свои рабочие задачи, но вопросы по оформлению, выплате заработной платы, отчислению налогов ложатся на плечи фирмы-исполнителя.
Данной формой сотрудничества пользуются компании-гиганты, в которых количество работников более 500 человек. Например, медиахолдинги, крупные супермаркеты, технологические компании. Простыми словами аутстаффинг отличается от аутсорсинга тем, что в первом случае происходит приобретение не конкретных услуг, а рабочего времени определенного специалиста, который будет работать в организации и выполнять требования топ-менеджера.
Чтобы понять в чем отличие консалтинга и аутсорсинга важно знать, cunsulting – от английского «консультация», это в первую очередь консультирование. Обычно директора, крупные менеджеры организации обращаются в консалтинговую фирму с вопросами об оптимизации бизнес-процессов: производство рекламы, улучшения работы отдела связей с общественностью, повышение продаж