Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
НДФЛ при компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.
Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.
Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:
- беременные женщины и несовершеннолетние;
- занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).
Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
Особенности документального оформления операции
При определении дней для расчета суммы учитываются все виды неиспользованных отпусков. Выплата производится:
- Без дополнительных распоряжений руководителя, на основании приказа об увольнении сотрудника. Одновременно не требуется подача заявления на получение компенсации. Обязанность работодателя производить расчет с работником при увольнении установлена ТК РФ.
- При составлении записки-расчета формы Т-61. Бланк заполняется работниками кадровой службой и бухгалтерии. Сотрудники заверяют заполняемые ими части записки-расчета.
- В документе формы Т-61 представлен подробный расчет положенной суммы и НДФЛ, удержанный из дохода работника.
- За вычетом суммы НДФЛ, удержанных работодателем.
Окончательный расчет с работником при расторжении или прекращении договора производится в последний рабочий день, являющийся одновременно днем увольнения. При расчете исчисляется НДФЛ и определяется сумма страховых взносов, начисленных на выплату. Для верного определения сумм налога и взносов необходимо правильно определить налогооблагаемую базу.
Срок перечисления налога в бюджет зависит от способа получения компенсации:
| Наличные в банке | Не позднее дня выдачи |
| На банковский счет работника (безналичный перевод) | Не позднее дня перечисления |
| Наличными из кассы предприятия | Не позднее дня, следующего за датой выдачи |
Порядок расчета НДФЛ с компенсации в денежной форме за невостребованный отпуск в случае увольнения работника
Начисление НДФЛ с денежных сумм компенсации за неиспользованный работником отпуск при его увольнении производится по общим правилам:
1) ставка для граждан РФ составляет 13,0%;
2) ставка для нерезидентов составляет 30,0% (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Пример расчета:
Сотруднику Степанову С.П. положена компенсация при увольнении в размере 24900,0 руб. Работодатель производит с указанной суммы начисление НДФЛ следующим образом:
1) 24900,0 х 13,0 % = 3237,0 руб.
2) Степанов С.П. получит на руки 24900,0 руб.- 3237,0 руб. = 21663,0 руб.
3) Перечислить и уплатить в бюджет необходимо сумму НДФЛ равную 3237,0 руб.
Важно! Нельзя путать выплаты по отпускам и выплаты за компенсацию за неиспользованный отпуск. Это влияет на сроки перечисления НДФЛ .
Приведем несколько примеров расчета НДФЛ в зависимости от дня, на который приходится день увольнения
| Дата увольнения | Срок выполнения расчета сумм НДФЛ и удержания | Срок уплаты НДФЛ | |
| Компенсация выплачена в день увольнения сотрудника (понедельник) | 25.03.2023 | 25.03.2023 | 25.03.2023 или
26.03.2023 |
| Компенсация выплачена в день увольнения сотрудника (перед праздничным днем) | 07.03.2023 | 07.03.2023 | 07.03.2023 или
11.03.2023 |
| Компенсация выплачена по истечении 2-х дней после даты увольнения работника | 11.03.2023 | 15.03.2023 | 15.03.2023 |
Обязательный аудит на то и обязательный, что невыполнение данного требования может повлечь за собой массу штрафов, оснований для этого есть несколько:
- Компания не представила аудиторское заключение в Росстат за положенный срок. В таком случае должностное лицо будет оштрафовано на сумму 300-500 рублей. С юридического лица могут взыскать 3-5 тысяч рублей штрафа. Дополнительно могут оштрафовать за то, что бухгалтерская отчётность была представлена не полностью.
- Акционерное общество не опубликовало аудиторское заключение на официальном сайте в установленные сроки. Должностное лицо могут оштрафовать на 30-50 тысяч рублей и дисквалифицировать на 1-2 года. Юридическое лицо могут оштрафовать на сумму от 700 тыс. до 1 млн. рублей.
- Компания не внесла информацию о результатах обязательного аудита в Единый федеральный реестр о фактах деятельности юр. лиц (или внесла, но несвоевременно). За просрочку или невнесение данных сведений полагается штраф в размере 5-50 тысяч рублей.
- Компания нарушила сроки хранения аудиторского заключения. То есть при проведении выездной налоговой проверки фирма не смогла показать аудиторские заключения за последние 5 лет. В таком случае может быть наложен штраф от 5 до 10 тысяч рублей.
Кто не имеет право на компенсацию?
Возможность получения денежной суммы за отпуск имеют только те лица, кто не использовал свое право на оплачиваемый отдых. Значит, если работник израсходовал все полагающиеся ему дни, то при уходе с работы в этой организации не может претендовать на компенсацию.
Следует отметить, что администрация работодателя обязана следить за режимом труда и отдыха своих сотрудников. Несоблюдение трудового законодательства влечет административное наказание ответственных лиц.
Сам же человек должен знать, что дни отпуска, которые не были израсходованы по любой причине в течение текущего года, могут быть взяты в другой период. Но он не может быть больше полутора лет. Если работник решит уволиться после того, как прошло больше полутора лет с момента возникновения права на очередной отпуск, то денежная компенсация за него не подлежит расчету. Он попросту сгорает.
Существует ряд случаев, когда эта выплата работнику не положена по Трудовому законодательству, а работодатель обязан предоставить и оформить отпуск. Это случай, когда:
- женщина выходит в декрет;
- на работу было принято лицо, не достигшее совершеннолетия;
- родители с маленькими детьми возраста до трех лет;
- лица, работающие в условиях, отнесенных к вредным и опасным.
Некоторые юридические лица предпочитают заключать с работниками гражданские договора. Тем самым они уходят от норм Трудового кодекса, а работники по таким соглашениям не могут претендовать на оплачиваемый отпуск и, как следствие, компенсацию.
В какие сроки нужны выплатить компенсация
Компенсация выплачивается работнику при увольнении вместе с остальными денежными средствами. По закону, это необходимо произвести в последний рабочий день сотрудника. Выплата может быть сделана как наличными деньгами из кассы, так и перечислением на банковскую карту.
Если работник в свой последний день не смог получить свои денежные средства (например, заболел), то их необходимо хранить на предприятии и выдать не позднее следующего дня, который идет за днем обращения работника.
Внимание! Если стороны трудового соглашения ведут спор о размере выплаты, то в этот день необходимо выдать только ту часть, которая не оспаривается сторонами. По остальным денежным средствам ведутся переговоры, либо их судьба решается путем судебного разбирательства.
Правила и пример заявления на денежную компенсацию
На основе заявления сотрудника руководитель сначала подписывает решение, а затем формирует приказ «О замене неиспользованного отпуска компенсацией».
Отдельное заявление на компенсацию писать не нужно. По закону работник может даже не упоминать о ней. Она автоматически начисляется вместе со всеми остальными полагающимися при увольнении выплатами.
Но при наличии нескольких неиспользованных периодов их будет разумно упомянуть. В этом случае заявление составляется следующим образом:
- «шапка» – кому и от кого;
- просьба об увольнении с указанием даты;
- указание необходимости компенсации с перечислением периодов;
- дата и подпись.
Документ пишется от руки либо составляется на компьютере и распечатывается.
Основные коды вычетов по НДФЛ
Все коды вычетов на 2023 год приведены в приложении 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
| Стандартные вычеты на детей | ||||
| Кому предоставили вычет | На первого ребенка | На второго ребенка | На третьего и последующих детей | На ребенка-инвалида |
| Родителям и их супругам, усыновителям | 126 | 127 | 128 | 129 |
| Опекунами, попечителям, приемным родителям и их супругам | 130 | 131 | 132 | 133 |
| Единственному родителю, усыновителю | 134 | 136 | 138 | 140 |
| Единственному опекуну, попечителю, приемному родителю | 135 | 137 | 139 | 141 |
| Одному из родителей, если второй отказался от вычета | 142 | 144 | 146 | 148 |
| Одному из приемных родителей, если второй отказался от вычета | 143 | 145 | 147 | 149 |
Как удержать НДФЛ с компенсации при увольнении: пошаговая инструкция
Чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо сначала изучить особенности процедуры увольнения:
- Сотрудник подает заявление об увольнении. При необходимости работодатель вправе назначить обязательную отработку – 2 недели.
- Руководителем издается приказ об увольнении с указанием конкретной даты. Увольняющийся знакомится с ним под роспись, затем документ передается в отдел кадров и бухгалтерию. Именно бухгалтер производит все отчисления, но сделать это можно только при наличии основания – приказа.
- Бухгалтер производит расчет зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск и иных выплат за вычетом НДФЛ, взносов в ФСС и пенсионных взносов.
- В последний рабочий день работнику перечисляются или выдаются наличными деньги. Также ему должны быть выданы документы об образовании, справка о зарплате, 2-НДФЛ, сведения о состоянии лицевого счета в ПФР.
Важно! Все начисления должны отражаться в документации. Ими занимается бухгалтер, он же оформляет проводки.
Изменения по НДФЛ с 2020 года
Президент утвердил поправки в НК РФ, изменяющие состав выплат работнику, освобождаемых от НДФЛ. Соответствующий Федеральный закон от 17.06.2019 № 147-ФЗ опубликован.
Закон содержит новую редакцию пункта 1 статьи 217 НК РФ. Эта редакция предусматривает, что от НДФЛ освобождается в том числе оплата работодателем своим работникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера, стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в пределах РФ, стоимости провоза багажа весом до 30 кг. Также от НДФЛ освобождается оплата работодателем стоимости проезда неработающих членов семьи работника (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимости провоза ими багажа. Ранее эта норма не была включена в НК РФ.
В новой редакции пункта 1 статьи 217 НК РФ указано, что не освобождаются от НДФЛ доходы в виде компенсаций за неиспользованные отпуска, а также за неиспользованные предоставленные дополнительные сутки отдыха. Указанная норма действовала и ранее, но теперь она прописана более четко.
Перечисленные поправки вступят в силу с 1 января 2020 года.
Как заполнить 6-НДФЛ: компенсация отпуска при увольнении
Мы определили, что выплата компенсации за неотгулянные отпуска должна быть сделана в день увольнения. Поскольку эта выплата не является стандартной заработной платой, то датой фактического получения дохода здесь (стр. 100 разд. 2 отчета 6-НДФЛ) является день ее выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ). И в стр. 020 разд. 1 формы этот доход попадет в том периоде, когда будет выплачен. Исчисление НДФЛ (стр. 040 разд. 1), как и удержание (стр. 070 разд. 1, стр. 110 разд. 2) происходит в день фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). В стр. 120 должен быть указан следующий день после даты удержания налога (стр. 110), если по правилам переноса из-за выходных дней он не сместится на более позднюю дату.
Что касается зарплаты, выплачиваемой при увольнении за дни последнего месяца работы, то согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, если трудовые отношения прекращены до конца месяца, то днем фактической выплаты зарплаты за этот месяц признается последний рабочий день. Значит, по зарплате в стр. 100 будет также обозначена дата увольнения. Согласно п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@), если для разных видов доходов с одинаковой датой фактического получения отличаются сроки перечисления налога, то стр. 100–140 заполняются отдельно для каждого дохода. Поскольку и для компенсации отпуска, и для зарплаты при увольнении все даты по стр. 100–120 будут одинаковыми, то в разд. 2 их можно привести совокупно, но показывать отдельным блоком от зарплаты других работников, которые продолжают работать, и от прочих выплат.
Пример
Сотрудник уволен 21.06.2020. В день увольнения работодатель перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск в размере 33 600 руб. и заработную плату за июнь 64 700 руб. Эти операции в 6-НДФЛ за полугодие будут отражены по строкам, перечисленным в таблице.
|
Номер строки |
Значение |
|
020 |
98 300 |
|
040 |
12 779 |
|
070 |
12 779 |
|
100 |
21.06.2020 |
|
110 |
21.06.2020 |
|
120 |
24.06.2020 |
|
130 |
98 300 |
|
140 |
12 779 |
Новые сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
ФНС обращает внимание налогоплательщиков на основные изменения, касающиеся НДФЛ, привнесенные законом № 263-ФЗ. Среди них: иной расчетный период НДФЛ, другие сроки уплаты налога агентами и сроки сдачи 6-НДФЛ.
Расчетный период НДФЛ по-новому – это промежуток времени с 23 числа предыдущего месяца и вплоть до 22 числа текущего. Платить налог с 2023 г. нужно помесячно, не позднее 28 числа. Отсюда и следуют выше обозначенные сроки списания денег для целей уплаты налога. То есть, если НДФЛ удержали с 01.01 по 22.01, то заплатить его должны до 28.01 и т. д.
Таким образом, начиная с 2023 г. меняются не только сроки, но и принцип уплаты НДФЛ. До сего момента на сроки уплаты влияло то, с каких доходов удерживали данный налог. А вот уже в 2023 г. многое поменялось, и доминирующее значение приобрела дата его исчисления, удержания. Проследить эти перемены можно на уплате налога с зарплаты, выданной работникам за декабрь 2022-го.
Процедура удержания НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Расчет и вычет налогового сбора с дохода лица при аннулировании трудового контракта производится бухгалтером после издания соответствующего Приказа руководителем организации. Рассмотрим полный порядок процедуры увольнения:
- Подача работником заявления о желании завершить сотрудничество. В случае индивидуальной договоренности, увольнение может осуществиться одним днем, иначе же работник обязан будет отработать в компании еще две недели;
- На основании поданного заявления, начальник организации издает распорядительный документ об увольнении сотрудника. Данный Приказ будет являться основанием для оформления специалистом кадровиком необходимой документации, а для бухгалтера – проведения вычислений по установлению обязательной к перечислению суммы финансовых средств;
- Специалист бухгалтерии устанавливает величину зарплаты сотрудника, высчитывает размер материальной компенсации за неиспользованный отпускной период, выявляет наличие иных надбавок и премий. После установления общей суммы денежных средств, бухгалтер производит вычет НДФЛ, пенсионных отчислений, а также взносов в ФСС. Полученное значение будет перечислено сотруднику в день увольнения из компании;
- В последний день отработки должностных обязательств, гражданину выдается его трудовая книжка, необходимые справки и выписки из распорядительных документов, перечисляется выплата, с которой уже были удержаны все обязательные отчисления.
В том случае, если работодатель удержал налоговый сбор с сотрудника, но не перечислил его в налоговую службу или же нарушил сроки перевода средств, то он будет привлечен к административной ответственности и обязан за каждый день просрочки выплатить соответствующую пеню.
Расчет компенсации и НДФЛ на конкретном примере
Последняя ошибка – округление – самая распространенная. Рассмотрим ее на примере.
Человека взяли на работу 01.03.2015 г., а уволился он 08.10.2015 г. Он проработал более 6 месяцев, поэтому по закону ему положен отпуск. Этот отпуск – 28 дней за 12 месяцев. Человек проработал только 7 месяцев и 1 неделю. Математически этот период должен быть округлен до 7 месяцев. Но! По закону округлять всегда нужно в пользу работника, поэтому период считается как 8 месяцев.
Расчет количества дней, которые входят в неиспользованный отпуск, происходит так:
- 28 дней / 12 мес. * 8 мес. =19 дней.
Человеку должна быть выплачена компенсация за 19 полных дней отпуска. Налог, которым облагается компенсация, тоже взимается с расчета на 19 дней.
Теперь сосчитаем сумму компенсации. Допустим, что ежемесячная зарплата человека изначально составляла 35 тыс. рублей, а в октябре ее повысили до 40 тыс. рублей. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, НДФЛ и других выплат нужно учитывать это повышение. Несмотря на то, что в октябре человек проработал лишь 1 неделю, округление считает октябрь полным месяцем.
Компенсация отпуска при увольнении и НДФЛ считаются по такой формуле:
- (35 тыс. руб. * 7 мес. + 40 тыс. руб. * 1 мес) / 255 дней = 1,117 тыс. руб.
Это средняя заработная плата. Теперь ее нужно умножить на 19 дней неиспользованного отпуска:
- 1,117 тыс. руб. * 19 дней = 21,223 тыс. руб.
Именно столько должна составить компенсация. Именно из этой суммы при увольнении высчитывается НДФЛ. Только так можно правильно всё рассчитать и избежать проблем с налоговой службой.