Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пример: расчет численности работников, занятых сервисным обслуживанием СВТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Источники анализируемых данных
Источниками данных, по которым производится анализ расхода трудовых ресурсов, являются:
- Табели учета рабочего времени, в которых ежедневно отражают сведения о явке сотрудников на работу, продолжительности рабочего дня и недели, количестве выходных и праздничных дней, причинах пропусков;
- Фотография рабочего дня (данные мониторинга);
- Отчеты о выполнении планов;
- Статистические данные о структуре кадров, их текучести;
- Документы отдела кадров о приеме, увольнении, обучении, повышении квалификации сотрудников;
- Данные о потерях из-за выпуска бракованной продукции.
Важным фактором, влияющим на показатели работы предприятия, является движение кадров (смена места работы внутри предприятия, повышение квалификационного разряда, увольнение, принятие новых сотрудников).
Для оценки перемещения кадров рассчитывают коэффициенты:
- Оборота по приему/уходу кадров – отношение числа принятых/уволенных сотрудников к общему числу (по списку на данный период);
- Замещения – соотношение между численностью принятых и уволенных работников;
- Постоянного состава – отношение количества сотрудников, проработавших на предприятии целый календарный год, к общему списочному числу работников;
- Текучести – результат деления числа уволенных сотрудников (по собственному желанию или инициативе работодателя) на списочное количество.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Фактическая численность работников
Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.
Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.
Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.
Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова
Как рассчитать оптимальную численность персонала
Формирование оптимального штата – одна из приоритетных задач как для достижения целей бизнеса, так и для его управляемости. Правильно рассчитанная численность персонала позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха персонала с учетом невыхода части сотрудников на работу.
В данной статье мы поговорим о том, как определить численность торгового персонала магазина.
Расчет основывается на нормировании труда с учетом плановых невыходов сотрудников на работу. Для этого применяется следующая формула:
где Ш – требуемая штатная численность персонала (без учета технического персонала, например, уборщиц и грузчиков),
Н – нормативная численность работников,
Кн – плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.
Определение Кн
Данный коэффициент вычисляется по формуле:
где Дн – доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Она рассчитывается как сумма часов невыхода сотрудника на работу, деленая на общее количество рабочих часов в указанный период.
Определим КН в период с января по ноябрь. Количество нерабочих дней составит 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с ТК РФ + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) +14 (норматив больничных)) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе.
Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составит:
392 часа : 1 803 часа (по производственному календарю) = 0,22.
Таким образом, Кн в периоде январь – ноябрь равно 1+ 0,22 = 1,22.
КН в декабре определяется аналогично. Количество нерабочих часов составит: 7 дней (больничные) × 8 часов = 56. Дн = 56 часов : 183 часа (по производственному календарю) = 0,31.
Таким образом, Кн в декабре = 1+0,31 = 1,31.
Расчет нормативной численности (Н)
Нормативная численность (Н) определяется по формуле:
Н = V / (Фрв × Hвыр × Квн),
где V – плановый объем работ в принятых единицах измерения;
Фрв – фонд рабочего времени на планируемый период, в часах;
Нвыр – норма выручки;
Квн – плановый коэффициент выполнения норм, который определяется как отношение плановой выручки соответствующего периода 2009 года к фактической выручке аналогичного периода 2008 года.
Предположим, что магазины по норме выручки делятся на 2 категории в зависимости от доли отдела книг в площади и товарообороте магазина:
I категория. Магазин с нормой выручки в период с января по ноябрь в размере 300 000 рублей на сотрудника в месяц. Доля отдела книг в этом магазине по занимаемой площади и товарообороту превышает 20%.
II категория. Магазин с нормой выручки в период с января по ноябрь в размере 370 000 рублей на сотрудника в месяц. Доля отдела книг по занимаемой площади и товарообороту менее 20%.
Расчеты численности персонала по магазинам приведены в Таблицах 1 и 2.
Пример расчета коэффициента планируемых невыходов рабочих, занятых в сфере водоснабжения и (или) водоотведения
В соответствии с Приказом государственного Комитета Российской Федерации по строительной, архитектурной и жилищной политике №66 от 22.03.1999 «Об утверждении рекомендаций по нормированию труда работников водопроводно-канализационного хозяйства» (далее – Приказ №66 от 22.03.1999) нормативами предусмотрена для руководителей, специалистов и служащих — списочная численность, для рабочих — явочная численность.
Для определения списочной численности рабочих необходимо учесть коэффициент планируемых невыходов на работу, принимающий во внимание ежегодные отпуска, неявки на работу, оформленные листками нетрудоспособности, неявки в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей и т.д.
Итак, как рассчитать коэффициент невыходов?
В таблице 1 представлен пример расчета коэффициента невыходов на работу рабочих организации, осуществляющих свою трудовую деятельность в районе Крайнего Севера.
Что такое коэффициент отсутствия?
Уровень отсутствия — это метрика для измерения скорости, с которой сотрудник отсутствует на работе. Периодические отсутствия сотрудников являются обычным явлением и могут быть вызваны многими законными причинами, включая болезнь, визиты к врачу, отпуск, праздники или чрезвычайные семейные обстоятельства. Они могут быть запланированы заранее или внезапно, но работодателям относительно легко с ними справиться. Сотрудникам может даже потребоваться длительный отпуск по таким причинам, как операция или уход за новорожденным. Однако если работник пропускает рабочие дни привычно и часто, не планируя этого, не объявляя об этом и не получая официального разрешения и отпуска заранее, это явление является прогулом.
Абсентеизм является серьезным вопросом и может отражать более серьезные проблемы с компанией или сотрудником. В то время как основной тип невыхода на работу заключается в пропуске слишком большого количества рабочих дней, он также может проявляться в виде хронических уровней частичного отсутствия, опозданий, ранних отъездов и продолжительных обедов или перерывов. Поскольку такое поведение может повлиять на производительность и моральный дух, очень важно, чтобы руководители групп реагировали на него как можно скорее. Измеряя уровень отсутствия, бизнес-лидеры могут количественно определить проблему и начать расследование ее причины. Получение этой информации очень полезно для создания подходящего решения.
Охрана труда: просто о сложном
После вступления в силу новой редакции Трудового кодекса компаниям, в штате которых насчитывается более 50 человек, пришлось обзавестись службой охраны труда. Для остальных фирм возникновение такой обязанности зависит от вида их деятельности. В любом случае организация нового подразделения – довольно масштабный проект, если учесть, что необходимо уделить внимание и профессиональной подготовке самих «охранников». Однако, как показывает практика, расставить все по своим местам не так уж и сложно.
Если на производственной фирме работает больше пятидесяти человек, нужно в обязательном порядке обзавестись службой охраны труда или хотя бы соответствующим специалистом. Только в одном случае у директора есть выбор при решении вопроса о том, создавать или нет службу охраны труда – если численность сотрудников фирмы не превышает 50 человек. Решение в этом вопросе принимается, как правило, с учетом специфики производственной деятельности компании. Если руководство предприятия останавливается на том, что служба или специалист по охране труда ей не нужны, то их функции должен выполнять руководитель организации (или работодатель – индивидуальный предприниматель).
Как рассчитать штатную численность работников
Автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
Как рассчитать оптимальную численность сотрудников: 3 шага
1. Определяем нормативную численность
Данные для расчётов нужно запросить у руководителей структурных подразделений. Далее для расчёта оптимальной численности персонала можно воспользоваться формулой:
Н = V /(Фр.в × Впл × Квн).
V — плановый объём работ;
Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период;
Впл — плановая выработка на одного сотрудника;
Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.
Пример. В отделе продаж трудится 25 менеджеров. Руководство задумалось о сокращении штата. Нужно определить, насколько это целесообразно. Рассчитаем, как сработал отдел с января по июнь 2020 года. За объём работ (V) в данном случае можно принять объём продаж. Он составил 680 500 000 рублей.
Фр.в = 906 часов;
Впл = 33 300 рублей;
Фактическая выработка за аналогичный период 2019 г. — 32 900 рублей.
Кв.н = 33 300 : 32 900 = 1,01.
Н = 680 500 000: (906×33300×1,01) = 22,33 человек.
Таким образом, штат отдела можно сократить на двух — трёх человек.
Полученные значения не являются эталонными. И скоропалительные решения о сокращении или найме принимать не стоит.
2. Корректируем нормативную численность
Под нормативной численностью понимают количество сотрудников в идеальных условиях — без учёта больничных и отпусков.
Штатная численность необходима для определения количества человек, которые потребуются для замены отсутствующих сотрудников.
Её рассчитываю по формуле:
Н — нормативная численность сотрудников;
Кн — плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.
Плановый коэффициент рассчитывается по формуле:
Дн — доля невыходов сотрудника на работу в общем фонде рабочего времени по производственному календарю.
3. Рассчитываем количество руководителей и их замов
Численность руководства и рядового персонала должна быть пропорциональной. Нужно посчитать, сколько сотрудников находится в подчинении у каждого линейного менеджера, а также сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера и юриста компании.
По нормам управляемости есть нормативы:
5 ± 2 — прямых подчинённых для руководителя верхнего уровня;
7 ± 2 — для руководителя среднего звена.
Гармоничной считается структура компании, где на 30% руководителей приходится 70% исполнителей.
Можно прибегнуть и к другим методам.
- Метод Дельфи. Предполагает использование экспертных оценок. Учитывается мнение группы людей по той или иной рабочей ситуации. Их позиции и выводы последовательно объединяются, а на основе проведённого анализа выносится решение.
- Бенчмаркинг. Нужно изучить практику конкурентов. Если модель вам подходит, её можно скопировать, внеся необходимые корректировки.
- Формула Розенкранца. Количество типовых работ, выполняемых руководителем (совещания, подписание договоров, переговоры с поставщиками и т.п.) нужно умножить на среднее время, затрачиваемое на одну операцию. Результат нужно разделить на количество рабочих часов в месяц и сделать поправку на перерывы и срочные неотложные дела. Обычно повышающий коэффициент берут равным 1,5.
Формулу можно использовать и для расчёта численности других категорий персонала.
Где:
Ч — численность персонала, которую необходимо рассчитать;
n — количество видов работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;
mi — среднее количество определенных действий (переговоров, заполнение документов и т. п.) в рамках одного организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за месяц);
ti — время, необходимое для выполнения операции m;
Тпол — рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;
Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени;
Кфрв — коэффициент фактического распределения времени;
tp — время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
- Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
- Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
- Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
- Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
- Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
- Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Принцип 8. Оптимальной считаем загруженность работников в диапазоне от 85% до 115%
Под загруженностью можно понимать отношение объема работы, выполняемого работником, к фонду рабочего времени. Эта же цифра отражает количество штатных единиц на выполнение определенного объема работы.
Пример. Выполнение производственного задания занимает у рабочего 156 часов в месяц при фонде рабочего времени 168 часов в месяц. Его загруженность составляет 156/168=93%
Работы может быть больше или меньше, добиться равномерной 100%-ной загруженности добиться удается не всегда. Логично предположить, что при колебаниях загруженности в диапазоне 85-115% среднемесячная загруженность должна составить 100%. Следуя этой логике, говорить о введении дополнительной штатной единицы можно, если загруженность превышает 115%. Важно учитывать, что работа со 115-процентной нагрузкой допустима тогда, когда организация и специфика производство позволяет компенсировать «перегрузку» повышением производительности и интенсивности труда. Если все рабочие операции жестко нормированы по времени, «поднапрячься» не получится. Тогда даже если ваши сотрудники готовы работать сверхурочно, загрузить их больше, чем на 106% от годового фонда рабочего времени не получится — Трудовой Кодекс запрещает переработку свыше 120 часов в год.