Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.
Виды локальных нормативных актов
Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.
Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.
С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.
Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.
Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:
- предусматривающие защиту персональных данных;
- регулирующие правила и размеры оплаты труда;
- правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
- инструкции по охране труда;
- правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.
Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.
Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.
Необязательными локальными актами являются положения о:
- персонале (взаимодействии между сотрудниками);
- выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
- должностных инструкциях и т. д.
Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.
Общие требования к локальным нормативным актам организации
К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:
-
локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;
-
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;
-
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
-
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.
Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.
Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.
К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:
Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)
Последствия:
- штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
- штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как «не потерять» ЛНА?
Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.
Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:
- с какой даты начинает действовать ЛНА,
- кому и что в связи с этим нужно сделать,
- какие старые документы в какой части перестают действовать.
В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.
Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.
Ознакомление работников с локальными нормативными актами
Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.
— подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.
Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;
— подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.
Можно выделить следующие положения, связанные с трудовым законодательством, необходимые для управления персоналом:
– о структурных подразделениях;
– документообороте;
– трудовом распорядке;
– работе с персональными данными;
– оплате труда и премировании;
– служебных командировках;
– коммерческой тайне;
– аттестации персонала;
– обучении и повышении квалификации;
– службе безопасности и охране труда;
– ведомственном или частном архиве и другие.
Многие другие положения имеют отраслевой характер. Они опираются на нормативные акты уполномоченных государственных органов.
Порядок создания такого рода документов в организации может также определять Положение о порядке принятия локальных нормативных актов, которое утверждает необходимый перечень локальных нормативных …
Порядок принятия локальных актов
Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.
При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.
Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.
В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.
Обратите внимание
При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.
Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.
Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.
Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.
Изменение, отмена и хранение локальных актов
Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.
В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:
- истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
- отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
- вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Виды локальных нормативных актов
Основные виды локальных актов можно разделить на:
- обязательные (наличие этих документов в организации установлено законодательством);
- необязательные (не предусмотрены трудовым законодательством).
В зависимости от сферы действия ЛНА бывают:
- общего характера (указанные в них положения распространяются на всех без исключения сотрудников компании);
- специального характера (прописанные в них нормы применяются в отдельных случаях).
По способу принятия ЛНА бывают:
- принимаемые лично работодателем;
- принимаемые с учетом мнения представительного органа рабочего персонала.
Ответственность за отсутствие ЛНА в компании.
За отсутствие обязательных локальных нормативных актов в организации вы получите штрафы при первой же проверке государственного инспектора труда:
- его должностных лиц — на сумму от 1000 до 5000 рублей;
- организацию в целом — от 30 000 до 50 000 рублей;
- ИП — от 1000 до 5000 рублей.
Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.
Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.
Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.
Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.
Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:
- На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
- Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.
Юридическая сила документов (внутренние документы компании)
Под юридической силой документа понимается свойство являться подтверждением фактов, действий и событий, которые были отражены в данном документе. Не каждый документ, содержащие определенные сведения, обладает юридической силой – для этого необходимо, чтобы документ:
- был составлен с соответствии с требованием закона;
- был принят компетентным органом;
- был оформлен в установленном порядке.
Юридическая сила документа обеспечивается наличием ряда реквизитов, установленного для конкретного вида документов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документов:
- наименование компании (автора документа);
- регистрационный номер документа;
- дата составления;
- гриф утверждения;
- подпись лица, уполномоченного на составление документа;
- печать компании и т.д.
Ниже приведены законы и нормативные акты, с которыми необходимо ознакомиться, чтобы привести документы в соответствие с установленными требованиями и тем самым придать им юридическую силу:
| Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 | Унифицированные формы кадровых документов |
| ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Постановление Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст – действует до 01.07.2018 г.) | Регламентация оформления документов, составленных до 1 июля 2018 года |
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). | Регламентация оформления документов, составленных после 1 июля 2018 года |
| Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» | Определение термина «Документированная информация» как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования. |
Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.
Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.
Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.
Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.
Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:
- На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
- Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.
Локально-нормативные акты организации – что это такое
С юридической точки зрения, локально-нормативные акты – это документы, утверждающие определенные правила в рамках конкретного субъекта хозяйствования. Они служат для обеспечения регулирования взаимоотношений работодателя с трудящимися, установления требований к каждой из сторон взаимоотношений и регламентирования иных аспектов трудовой деятельности. При этом цели принятия локальных нормативных актов (ЛНА) могут различаться, а количество их возможных видов – крайне широко.
Чаще всего, разработка и последующее внедрение ЛНА находятся в сфере ответственности отдела кадров организации. Однако, при отсутствии подобной структуры в рамках компании, их может принимать бухгалтерия, непосредственное руководство или иные сотрудники, уполномоченные на ведение такой деятельности. В целом же, ЛНА представляют собой юридически значимые документы, регламентирующие трудовые взаимоотношения в рамках как отдельного субъекта хозяйствования, так и его структурных подразделений, обязательные к исполнению и определяющие основные условия труда. ЛНА акты являются одним из основных инструментов, за счет которых реализуется кадровая политика на предприятии.
Порядок принятия локальных актов
Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен ЛА, например положением о порядке принятия ЛНА организации.
Разработка ЛА осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.
При этом, как правило, каждый разработанный ЛНА проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.
Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.
В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект ЛНА и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять ЛНА, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.
Кто должен разрабатывать локальные нормативные правовые акты
ЛНА (локально-нормативные акты организации) — это документы, в которых прописаны нормы трудового права. Их утверждают работодатели в пределах своей компетенции. В отличие от приказов и распоряжений, ЛНА предназначены для многократного применения. Все работодатели, за исключением микропредприятий, заключающих с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, и физических лиц, не имеющих статуса ИП, разрабатывают обязательные локальные нормативные акты.