Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С момента отмены печатей в трудовых книжках прошло уже полтора года, а у работодателей и их сотрудников остаются вопросы и сомнения. Попробуем их разрешить. Разберемся, вправе ли все организации отказаться от использования печатей в трудовых книжках?
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Регламентирующие документы по печати
Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.
Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.
Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.
ЭКСКЛЮЗИВ: После записи об увольнении нет печати: что делать новому работодателю?
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у этого работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ.
Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке? На этот вопрос нам ответил заместитель руководителя Роструда Шкловец Иван Иванович: «Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку.
Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации — оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки.
Имейте в виду, что новый работодатель вправе принять такого человека на основную работу только если у него есть документы, подтверждающие его увольнение с прежней работы (например, копия приказа об увольнении). В противном случае он может взять его на работу только по совместительству.
Кроме того, в случае, когда в трудовой книжке нет печати прежнего работодателя, она считается оформленной ненадлежащим образом, поэтому при подсчете страхового стажа для оплаты больничного работодателю придется использовать другие документы (ту же копию приказа об увольнении).
У работника же в будущем могут возникнуть проблемы со службой занятости (которая может не засчитать указанные периоды в период оплачиваемой работы для исчисления пособия по безработице), а также с органами ПФР при назначении трудовой пенсии».
Печати в трудовых книжках отменяются
С момента отмены печатей в трудовых книжках прошло уже полтора года, а у работодателей и их сотрудников остаются вопросы и сомнения. Попробуем их разрешить. Разберемся, вправе ли все организации отказаться от использования печатей в трудовых книжках?
Что по этому поводу говорят законы и подзаконные акты? В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота
. Цель понятна, но вопросы остаются, поскольку пока что одни правовые акты противоречат другим, требуется их «синхронизация».
Особенно в части процесса ведения записей в бумажных вариантах документов, в том числе, трудовых книжек. Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты: Пока эти документы имеются лишь в форме проектов.
Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.
- если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
- то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
- адекватной заменой печати с 7 апреля 2020 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.
Где ставить печать в трудовой книжке при увольнении и что делать, если ее нет?
Нормы оформления трудовой при уходе сотрудника с занимаемой должности регулируются положением Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые вступили в юридическую силу 16.04.03 г., под № 225, утверждённые на правительственном уровне.
Дополнительные разъяснения к Правилам вышли в свет по инициативе Минтруда 31.10.16 г., под № 589н, утверждённые в Минюсте 14.11.16 г., под № 44328.
Согласно Разъяснениям, печать ставится только теми работодателями, которые её имеют и используют в своей юридической деятельности.
Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении? Организации, использующие круглую печать учредителя, обязаны удостоверять запись именно ею.
ВНИМАНИЕ: При наличии у работодателя круглой печати недопустимо использовать оттиск отдела кадров.
Куда ставить печать? Печать в трудовой книжке при увольнении ставится после внесения в поля трудовой требующейся записи, на внесённые ниже сведения о должностном лице, сделавшем запись. Для того чтобы поставить правильно, расположив соответственно установленному регламенту, кадровику следует целиться в середину листа по горизонтали.
По вертикали она должна завершаться двумя строчками ниже, чем роспись, поставленная последней. Поэтому удобно отсчитать две строчки после завершения записи, зафиксировать на нужном месте края оттиска и поставить его точным движением.
Для того чтобы запись имела правоспособный вид, печать проставляется в последнюю очередь после того как:
- заполнены все графы;
- внесены сведения о заполнителе;
- поставлены требующиеся подписи.
Ставить её нужно аккуратно, чтобы оттиск не размазался и читался свободно.
Нужно заведомо инструктировать лиц, которые уполномочены работать с книжками и вкладышами.
Любая ошибка повлечёт ряд юридических последствий как для владельца документа, так и для работодателя.
Нужно учитывать, что за нарушение оформления кадровой документации могут вменяться административные санкции.
Такой ошибкой считается замена круглой печати организации на любую другую. Здесь следует исходить из обстоятельств. Если кадровый оттиск поставлен на подпись руководителя, поставленную при увольнении, то запись считается недействительной. Что делать в случае, если в трудовой книжке поставили не ту печать при увольнении? Нужно:
- строчкой ниже отменить сделанную ранее запись, под соответствующим порядковым номером. Приблизительная формулировка записи № 66: «Сведения, внесённые под номером 65 считать недействительными».
- Под новым порядковым номером – 67, повторить сведения об освобождении с занимаемой должности, заполнив все графы по аналогии с записью 65.
- Ниже правильно поставить подписи и внести сведения о подписавшихся лицах.
- Удостоверить требующейся для соответствующего случая печатью, с соблюдением установленных норм.
В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровскую печать?
В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровую печать?
- Ответ на вопрос:
- Данный момент законодательство не конкретизирует.
- Во-первых кадровую печать для заверения записи об увольнении работника можно поставить, только если она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.
В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г.
№ 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации.
При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года.
Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.
Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Во-вторых, правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.
При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.
Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:
- текст на оттиске;
- подпись должностного лица;
- расшифровка подписи.
В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»).
Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.
6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21
Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.
Указать должность ответственного за ведение трудовых книжек, проставить подпись и расшифровку подписи ответственного в разделе «Сведения о работе» надо ниже записи об увольнении. А в «сведениях о награждении» ниже последней внесенной записи о награждении/поощрении.
- Подробности в материалах Системы Кадры:
- 1. Ситуация: Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника
- Данный момент законодательство не конкретизирует.
Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.
При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.
Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:
- текст на оттиске;
- подпись должностного лица;
- расшифровка подписи.
В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»).
Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.
6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.
Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.
- Иван Шкловец
- заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- 2. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров
- Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя и организация применяет печать в своей работе.
Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.
В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г.
№ 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации.
При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года.
Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.
Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении, заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
- Иван Шкловец
- заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Ильина,
- эксперт Системы Кадры
Печать в трудовой книжке при увольнении
Кто может подписывать трудовую книжку при увольнении и совершении иных действий? Данные полномочия имеют руководитель предприятия и служащие отдела кадров.
Если по какой-то причине необходимо передать право оформления и ведения трудовых книжек иному лицу, то руководство предприятия должно издать соответствующий приказ. Такое лицо будет действовать на его основании в течение того срока, на который он был выдан. На практике многие сотрудники отдела кадров сталкиваются с необходимости внесения изменений в трудовую книжку.
Такие ситуации возникают при любом изменении персональных данных. При этом устаревшие данные зачеркиваются одной сплошной линией, и делается новая запись. Рядом с ней следует указать документ, на основании которого были внесены изменения.
Печать ставится с обратной стороны обложки книжки, вместе с подписью уполномоченного лица. Еще одна ситуация, которую следует рассмотреть – выдача вкладыша.
Зачем «потеснили» круглую печать?
6 апреля 2015 года был подписан Федеральный закон № 82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Правовой акт вступил в силу с момента публикации, с 7 апреля 2015-го. Основной его посыл: с данной даты организации (АО и ООО) могут принимать самостоятельные решения, иметь ли им печати.
Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр. Прежде чем разобраться, как это новшество повлияет на заполнение трудовых книжек, требуется ли сейчас печать в трудовой книжке при приеме на работу, добавим ясности в вопрос мотивации законодателей.
Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.
Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.
- если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
- то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
- адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.
Проекты Минтруда об отмене печатей
Минтруд решил исправить сложившуюся ситуацию и подготовил проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Эти документом предусмотрены изменения в пункт 2.2 и 2.3 Инструкции, согласно которым печать в трудовых книжках на первом листе проставляется только «при наличии». То есть, если печати у организации нет, то и проставлять оттиск печати не нужно.
Также Минтрудом подготовлен и проект разъяснения по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Чиновники разъясняют следующее:
- положение абзаца первого пункта 35 о заверении печатью при увольнении работника (прекращении трудового договора) всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя хозяйственными обществами соблюдается при наличии печати, а также на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, осуществляется при наличии печати;
- записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью самого работника. Таким образом, подготовленные проекты документов предусматривают, что печать в трудовых книжках обязательно проставлять только при ее наличии.
Какая она должна быть?
В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.
Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.
Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.
Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?
Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.
Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.
Правила оформления дубликатов трудовых книг регламентированы законодательством. В период, когда человек официально не работает, документ хранится у него. Во время поездок на собеседования, переездов трудовые книжки часто теряются. На основании написанного сотрудником заявления работодатель должен выправить дубликат. Заявление пишется на имя руководителя компании в свободной форме. В нем указывается просьба об оформлении дубликата, а также причина утери.
Записи о предыдущих местах работы вносятся согласно справкам, которые сотрудник предоставляет либо работодатель запрашивает самостоятельно. Прежде чем принять на работу и сделать запись в трудовой, необходимо указать все места работы, где принимаемый сотрудник когда-либо трудился официально.